1. ¿Qué es y qué implica la Factura Electrónica?

La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y el Real Decreto aprobado para combatir el fraude fiscal obligan a empresas y autónomos a expedir y remitir facturas electrónicas en todas sus relaciones comerciales. Para ello, Hacienda facilitará a pymes y autónomos un sistema de facturación electrónica, denominado VERIFACTU, que permitirá el envío inmediato de las facturas.

Con la factura electrónica, las pymes, empresas y autónomos tendrán que olvidarse del uso de papel y formar a sus plantillas en el uso de programas informáticos específicos.

Tendrán que facilitar a los destinatarios la visualización de las facturas de forma gratuita y sin necesidad de imprimirlas, permitiendo a sus clientes acceder a las facturas durante, al menos, los últimos 4 años.

Desde 2015, algunos autónomos y empresas tienen la obligación de emitir facturas electrónicas. Esta obligación se aplica principalmente a transacciones con organismos públicos y depende de:

1. Forma Jurídica del Proveedor:

• Obligados a facturar electrónicamente: Sociedades anónimas, Sociedades de responsabilidad limitada, personas jurídicas extranjeras o entidades sin personalidad jurídica, establecimientos permanentes de entidades extranjeras, Uniones temporales de empresas y agrupaciones de interés económico (incluidas europeas), Fondos de pensiones, capital riesgo e inversiones.
• Los autónomos personas físicas que facturen directamente a su nombre (y no como sociedades limitadas, por ejemplo) no están obligados a facturar electrónicamente al trabajar con la Administración, pero sí deben hacerlo si trabajan con sociedades anónimas o de responsabilidad limitada.

2. Importe de la Factura: Algunas administraciones no exigen factura electrónica si el importe es inferior a 5.000 euros (IVA incluido).

La factura electrónica es un documento digital con el mismo valor legal que las facturas en papel. Existen tres tipos principales:

• B2B: Para transacciones entre empresas.
• B2C: Para transacciones entre empresas y consumidores finales.
• Con organismos públicos: Para transacciones con administraciones públicas.

La factura electrónica debe incluir un Código QR y una firma electrónica avanzada para garantizar la autenticidad y seguridad.

Este sistema entrará en vigor el 1 de julio de 2026, aunque estaba inicialmente previsto para julio de 2025. Además, se contempla excluir del mismo a los contribuyentes acogidos al SII (al Suministro Inmediato de Información) que emiten facturas materialmente por sus proveedores o terceros, evitándoles así  la adaptación innecesaria de sus sistemas.

2. Fechas clave para la implementación

La implementación de la factura electrónica y sus obligaciones asociadas se llevará a cabo en diferentes fases, con requisitos y fechas específicas según el tamaño de las empresas:

Empresas con facturación superior a 8 millones de euros:

• Obligación de usar factura electrónica: Será obligatoria en todas sus relaciones comerciales un año después de la publicación del reglamento técnico, previsto para 2025.
• Inicio efectivo: En 2026.

Empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones de euros:

• Obligación de usar factura electrónica: Entrará en vigor dos años después de la publicación del reglamento.
• Inicio efectivo: En 2027.

Remisión instantánea de facturas a Hacienda (Ley de 2021 contra el fraude fiscal):

• Empresas con facturación inferior a 6 millones de euros:

Desde el 1 de julio de 2026, deberán remitir todas las facturas electrónicas que emitan a la Agencia Tributaria de forma instantánea, incluso si no están obligadas a emitir factura electrónica en todas sus relaciones comerciales hasta 2027.

• Excepción: Las empresas que ya operan bajo el sistema Suministro Inmediato de Información (SII) están exentas de esta obligación.

Comunicación del estado en el que se encuentra el pago de las facturas:

• Empresas con facturación inferior a 6 millones de euros: Obligación efectiva en 2028.
• Autónomos con facturación inferior a 6 millones de euros: Obligación efectiva en 2029.

3. Sistema VERIFACTU

Implementado por la Agencia Tributaria para facilitar la facturación electrónica, se espera que esté disponible a partir de enero de 2026. Es gratuito, tiene capacidad para emitir un máximo de 100 facturas anuales (esta previsto ampliarlo) y permite la emisión inmediata de las facturas al fisco.

VERIFACTU puede comenzar a operar en cualquier momento, pero una vez activado debe mantenerse operativo hasta el final del año natural. En caso de desear renunciar a él, debe notificarse mediante un mensaje en el sistema antes de fin de año.

4. Requisitos Técnicos de los Sistemas de Facturación

Aquellos que no usen Verifactu y elijan otros sistemas de facturación electrónicos deben saber que éstos tienen que cumplir ciertos requisitos:

Integridad e inalterabilidad: Los datos deben permanecer inalterados e incluir una huella digital (hash) para garantizar la autenticidad, detectar alteraciones y permitir:

1. Verificación rápida del hash y de la firma electrónica bajo demanda.
2. Verificación de la continuidad de la cadena de registros en el sistema.
3. Y en caso de fallo en la integridad del sistema o error contar con activación de alarmas visibles y creación de un registro de evento documentando la anomalía.

Trazabilidad: Cada cambio en los registros debe ser rastreable y tienen que:

1. Incluir información del registro anterior (NIF, número de serie, hash, etc.).
2. Formar una única cadena con registros de alta y anulación, permitiendo navegas adelante y atrás en la misma.
3. Registrar fecha y hora de su creación con un margen de error máximo de un minuto.

Conservación, accesibilidad y legibilidad: Los registros deben mantenerse accesibles durante el período legal y:

1. Mantenerse conservados en el sistema en formato electrónico legible.
2. Poder exportarse a almacenamiento externo, siempre con copia integrada.
3. Estar accesibles y legibles durante el periodo legal de conservación, incluso si se cambia de sistema.
4. Mantener estructura y formato establecidos.

Registro de eventos: El sistema debe registrar eventos como:

1. Inicio y fin del modo «NO VERI*FACTU».
2. Anomalías en integridad y trazabilidad.
3. Restauración de copias de seguridad.
4. Exportaciones de registros.
5. También se realizarán resúmenes automáticos cada 6 horas y antes del apagado del sistema.

Seguridad: Para garantizar la seguridad del sistema se requiere el uso de  firma electrónica avanzada, especialmente importante para las facturas emitidas mediante plataformas privadas, y codificación mediante huellas digitales (hash). Este último debe incluir:

1. Para registros de alta: NIF del emisor, número de factura, fecha de emisión, importación total, hash del registro anterior y otros datos relevantes.
2. Para registros de anulación: NIF del emisor, numero de factura y serie, fecha de expedición de la factura, huella del registro de facturación anterior y fecha, hora y huso horario de generación del registro.

5. Uso de un sistema para múltiples obligados tributarios

Un sistema informático puede gestionar la facturación de varios obligados tributarios, pero debe operar de manera independiente para cada uno.

• Requisitos:
  • Gestión separada de registros de facturación y eventos.
  • Generación de secuencias diferenciadas para cada obligado tributario.
  • Funcionalidad VERIFACTU activa de manera independiente para evitar interferencias entre obligados.
  • Visualización permanente de la identificación del obligado tributario en cada operación, con estado (alta, baja, etc.) visible y consultas rápidas.

6. Remisión de información a la Agencia Tributaria

• Las facturas electrónicas pueden ser remitidas a la Agencia Tributaria por el propio obligado o por un representante autorizado, como un gestor fiscal o una empresa de software. Eso sí, la autorización debe estar formalmente registrada y aceptada por la AEAT y en todos los casos hay que usar un certificado electrónico válido y actualizado.
• Los sistemas VERIFACTU deben contar con un control de flujo que establezca un tiempo de espera inicial de 60 segundos entre envíos, respuesta de la AEAT indicando el tiempo de espera o errores detectados y posibilitar envíos en orden cronológico con reintentos automáticos cada hora en caso de fallos. Al recibir registros correctos, la Agencia proporcionará un código seguro de verificación.
• Los sistemas deben:
  • Conectarse a los servicios electrónicos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
  • Usar certificados electrónicos para autenticación y firma de registros.
  • Enviar los registros en el formato XML y codificación UTF-8, siguiendo la estructura establecidos por la AEAT y utilizando protocolos seguros. El objetivo es que la información sea comprensible y segura.
  • Procesar y responder correctamente a las notificaciones de la AEAT.
  • Emitir las facturas a través de una plataforma de facturación que esté homologada. Las empresas y profesionales que utilicen la solución pública de facturación electrónica, VERIFACTU, deberán emplear la sintaxis Facturae.

7. Condiciones que debe cumplir el sistema de facturación electrónica

• Funciones mínimas:
  • Captura, almacenamiento y consulta de datos.
  • Expedición y descarga de facturas en formato PDF.
  • Generación y almacenamiento de registros de facturación.
• Condiciones de uso:
  • Exclusivo para emitir facturas propias o mediante apoderado.
  • Autenticación obligatoria con sistemas admitidos por la AEAT.
  • Las facturas deben contener un destinatario y gestionarse únicamente desde esta aplicación.

8. Código QR obligatorio

Se establece para facilitar la trazabilidad y autenticidad de la factura, agilizar deducciones en la declaración de impuestos y eliminar los programasde facturación de doble uso, con los que se pueden emitir facturas pero después no tributar por ellas.

• Requisitos técnicos:
  • Tamaño: 30×30 a 40×40 mm.
  • Norma ISO/IEC 18004, nivel de corrección de errores M.
• Contenido del código QR:

• • NIF del emisor.
  • Número de serie y número de la factura, fecha de expedición e importe total de la factura.
  • Dirección del servicio para cotejar o remitir información
• ¿Quién está obligado a incluir el código QR?

• • Autónomos, empresas y negocios que comercialicen bienes.
  • Entrada en vigor: 2026, con posible retraso en los plazos de adaptación.

9. Otra información que deben incluir las facturas

Contarán con un código único que contendrá el número de identificación fiscal del emisor, el número de serie y la fecha de expedición de la factura

Tendrá que informar sobre el estado de la propia factura, ya que el destinatario de la misma tiene un plazo de 4 días para notificar al emisor sobre la aceptación o rechazo comercial, el pago efectivo, parcial o total de la misma o la cesión de la misma a terceros, con identificación de éstos.

Durante el primer año tras la entrada en vigor del reglamento, las facturas electrónicas deberán ir acompañadas de un documento PDF para destinatarios que aún no estén adaptados,  a no ser que estos acepten expresamente recibirlas solo en su formato original.

La factura incluirá: Número de la factura, datos del emisor y del remitente, concepto de la factura, fecha de emisión, base imponible o tipo impositivo. retención del IRPF, IVA e Importe total de la factura y método de pago.

10. Multas por incumplimiento

• Sanciones de hasta 10.000 euros por no cumplir con la normativa.
• La multa aplicada por la Secretaria de Estado de Digitalización en Inteligencia Artificial será proporcional al número de personas afectadas por la infracción y la reiteración de la misma.

11. Ventajas de la facturación electrónica

• Mayor control financiero: Seguimiento de pagos y facturas en tiempo real.
• Reducción de costes: Eliminación de impresión y almacenamiento físico.
• Sostenibilidad: Menor uso de papel y reducción de la huella de carbono.
• Seguridad: Protección contra alteraciones no autorizadas.

12. Kit Digital

Existen subvenciones gubernamentales disponibles para adquirir software homologado. Se trata de ayudas dirigidas especialmente a pymes y autónomos.