La normativa española en materia de facturación evoluciona, y una de las medidas clave esta transición es el paso obligatorio de la factura simplificada a la factura electrónica para ciertos empresarios y profesionales. El objetivo no es otro que mejorar el control fiscal y garantizar la trazabilidad y seguridad de los registros de facturación, ayudando a prevenir el fraude fiscal y facilitando la supervisión de las transacciones comerciales por parte de la Agencia Tributaria.

Ahora bien, está todo el mundo obligado a realizar esta transición. No, y continuación os contamos qué empresarios y sectores deberán adoptar la factura electrónica y abandonar el sistema simplificado de facturación.

1. Empresarios que realizan operaciones con administraciones públicas

Desde 2015, los empresarios que realizan transacciones con la Administración Pública están obligados a emitir facturas electrónicas para sus servicios o productos, especialmente cuando el importe supera los 5.000 euros. Esta medida, regulada por la Ley de Contratos del Sector Público, se ampliará a operaciones de cualquier importe. Empresas constructoras, proveedores de servicios para administraciones, y contratistas están obligados a emitir una factura electrónica a través del sistema Facturae.

2. Empresas y autónomos de sectores con alto volumen de transacciones

En sectores como hostelería, comercio minorista, transporte de pasajeros, restauración y otros negocios de venta directa que tradicionalmente emiten facturas simplificadas o tickets de venta, la nueva normativa exige adaptarse a la facturación electrónica en los siguientes casos:

• Facturas superiores a 3.000 euros (IVA incluido): En operaciones de este importe o más, será obligatorio emitir una factura electrónica completa, incluso en negocios de alta rotación como restaurantes, cafeterías o tiendas minoristas. Esto se debe a la necesidad de registrar de forma detallada y verificable transacciones significativas, garantizando así una mayor transparencia.
• Umbrales de facturación anual: Si un negocio en estos sectores alcanza un umbral de facturación anual que supere una cantidad específica determinada por la Agencia Tributaria (que varía en función del sector), deberá utilizar sistemas de facturación electrónica para todas sus operaciones, aunque individualmente estas transacciones sean de menor valor. Esto suele aplicarse a negocios que manejan volúmenes de venta altos y constantes, como cadenas de restaurantes, supermercados o compañías de transporte.
• Facturación electrónica para el control fiscal del IVA y otros impuestos: Con la facturación electrónica, la Agencia Tributaria tiene un registro en tiempo real o casi inmediato de las transacciones, lo que facilita la vigilancia del cumplimiento de las obligaciones tributarias, como el pago del IVA. Esto es especialmente relevante en sectores de venta rápida donde el flujo de transacciones es elevado, y se busca evitar posibles inconsistencias o fraudes fiscales en la declaración de impuestos.

3. Comerciantes y autónomos con operaciones superiores a 3.000 euros

Para transacciones de 3.000 euros o más (con IVA incluido), independientemente del sector, se exigirá la emisión de una factura electrónica. Esto es habitual en sectores como el de la venta de vehículos, muebles de alto valor, maquinaria y equipamiento industrial. Esta medida también se aplica a negocios que usualmente emiten facturas simplificadas, como concesionarios y distribuidores de bienes de consumo de alta gama.

4. Proveedores y vendedores en el comercio internacional

Las empresas que realizan exportaciones o importaciones estarán obligadas a emitir facturas electrónicas, incluso en transacciones que anteriormente podían haberse realizado con facturación simplificada. La facturación electrónica en el comercio internacional facilita el cumplimiento de las normativas de aduanas y proporciona un registro fiscal más seguro y accesible, indispensable para las revisiones transfronterizas.

5. Sectores específicos con regulaciones propias

Sectores como el sanitario, donde se facturan servicios de salud y productos farmacéuticos, y el educativo, en el caso de servicios de formación de alto valor, también estarán obligados a implementar la factura electrónica. En muchas de estas operaciones se manejan grandes cantidades de dinero, por lo que la trazabilidad y seguridad de la facturación electrónica resulta esencial para el control fiscal.

Beneficios de la transición a la factura electrónica

La adopción de la factura electrónica conlleva numerosas ventajas para las empresas, incluyendo:

• Mejor control fiscal: Facilita el cumplimiento con las normativas tributarias, garantizando un registro inalterable de las operaciones.
• Reducción de costes: Al digitalizar el proceso, se eliminan los gastos de impresión, almacenamiento físico y envío postal.
• Mayor seguridad y trazabilidad: A través de la autenticación y verificación de datos, la factura electrónica protege frente a modificaciones o fraudes.
• Agilidad en la gestión: Permite un acceso inmediato a los documentos, mejorando los tiempos de respuesta y la eficiencia en la gestión contable y administrativa.

¿Hasta cuándo tengo para pasarme a la factura electrónica?

Para cumplir con la normativa de facturación electrónica en España, el Ministerio de Hacienda ha establecido un cronograma con distintas fechas límites para según qué casos:

• Empresas y autónomos con facturación superior a 8 millones de euros anuales: Estos negocios, de hecho, ya deberían estar trabajando con factura electrónica, ya que su fecha límite era julio de 2024. Este grupo incluye grandes empresas en sectores de alta rotación que facturan volúmenes significativos.
• Resto de empresas y autónomos obligados a utilizarla: Para el resto de empresarios, incluyendo pymes y autónomos de los sectores mencionados, el plazo se extiende hasta julio de 2025. Esto ofrece un margen de tiempo adicional para que empresas más pequeñas o con menor volumen de facturación puedan adaptarse progresivamente.
• El recurso al Kit Digital: Las pequeñas y medianas empresas y autónomos pueden beneficiarse del programa Kit Digital, que ofrece subvenciones para la adquisición de software de facturación electrónica que cumpla con los requisitos de trazabilidad y autenticidad exigidos en la normativa actual.

La incorporación de la factura electrónica supone un paso obligado por Ley hacia la modernización fiscal en España que requiere que ciertos empresarios y autónomos abandonen la ya conocida factura simplificada. Las empresas afectadas tienen cada vez menos tiempo para adaptarse a todos los cambios que supone, tanto de equipo de trabajo como de software e incluso de costumbres. Por eso desde Servicios Reunidos Peñas ponemos a su disposición toda la eficiencia y profesionalidad de nuestro equipo de trabajo.