Facturar mucho no siempre significa que un negocio vaya bien. De hecho, muchos autónomos cierran un mes satisfechos por el volumen de trabajo realizado y descubren semanas después que tienen dificultades para pagar impuestos, atender a proveedores o hacer frente a la cuota de la Seguridad Social. Vender no equivale necesariamente a ganar dinero.

En la actualidad, la cotización de los trabajadores autónomos depende de los rendimientos netos y las obligaciones fiscales obligan a revisar periódicamente las cuentas. Por eso es importante disponer de un sistema sencillo que permita conocer la situación real del negocio. No hace falta ser experto en finanzas ni manejar complejos programas de gestión. En muchos casos basta con revisar de forma periódica una serie de indicadores básicos.

«Muchos profesionales conocen perfectamente cuánto han vendido, pero no cuánto dinero tienen realmente disponible o qué parte pertenece ya a Hacienda. Esa falta de información es la que suele provocar los problemas de tesorería», explica José Miguel Peñas de Pablo, CEO del Grupo Servicios Reunidos Peñas (SRP).

Datos que permiten tomar mejores decisiones

El primer indicador es la facturación emitida, es decir, el importe total de las facturas enviadas a los clientes. Es el dato que normalmente más se consulta, pero también uno de los más engañosos si se analiza de forma aislada. Un incremento de la facturación puede ocultar un aumento de costes o un retraso generalizado en los cobros.

Por eso conviene revisar también la facturación cobrada, que refleja el dinero que realmente ha entrado en la cuenta bancaria. La diferencia entre ambas cifras permite detectar rápidamente problemas de liquidez y controlar qué clientes acumulan pagos pendientes.

A continuación resulta imprescindible conocer el saldo de tesorería disponible, es decir, el dinero con el que el autónomo puede afrontar pagos inmediatos como alquileres, suministros, proveedores, financiación, nóminas o la propia cuota de autónomos. Mantener un pequeño colchón financiero puede evitar tensiones cuando coinciden varios vencimientos.

Otro dato esencial son los gastos fijos mensuales. Alquiler del local, suministros, asesoría, seguros, programas informáticos, telefonía, vehículos o financiación forman parte de esos costes que existen incluso cuando el negocio factura menos. Saber cuál es esa cifra permite calcular cuánto hay que ingresar cada mes simplemente para cubrir gastos.

También conviene analizar el margen real del negocio. No basta con conocer las ventas, es necesario saber cuánto beneficio deja realmente cada producto o servicio una vez descontados sus costes directos. En actividades profesionales resulta igualmente útil identificar cuánto tiempo se dedica a tareas que no generan ingresos, como presupuestos, administración, reuniones o desplazamientos.

«Hay trabajos que generan mucha facturación, pero dejan muy poco margen. Si el autónomo no analiza esa rentabilidad, puede acabar trabajando más para ganar prácticamente lo mismo», señala Peñas de Pablo.

No todo el dinero de la cuenta es dinero disponible

Uno de los errores más habituales consiste en considerar que todo el saldo bancario puede utilizarse libremente. Sin embargo, una parte importante corresponde a obligaciones fiscales futuras.

Por ello, otro de los indicadores imprescindibles es la reserva fiscal, es decir, el importe que conviene ir apartando cada mes para hacer frente al IVA, el IRPF, las retenciones o los pagos fraccionados cuando llegue el momento de presentar las correspondientes declaraciones.

La Agencia Tributaria recuerda en su calendario del contribuyente que, con carácter general, los pagos fraccionados se presentan entre los días 1 y 20 de abril, julio y octubre, mientras que el correspondiente al cuarto trimestre puede presentarse entre el 1 y el 30 de enero. En el caso del modelo 303 del IVA, el plazo habitual también comprende los veinte primeros días del mes siguiente al trimestre liquidado, salvo el cuarto trimestre, cuyo plazo se extiende igualmente hasta enero.

A ello se suma la necesidad de controlar el rendimiento neto estimado, especialmente desde la implantación del sistema de cotización por ingresos reales. La Seguridad Social, a través de Importass, permite comunicar cambios en los rendimientos previstos y modificar la base de cotización cuando la evolución del negocio así lo aconseje. Además, pone a disposición de los autónomos un simulador que facilita el cálculo de la cuota en función de los ingresos estimados.

¿Depende demasiado tu negocio de un solo cliente?

El último indicador que no debería faltar en ningún cuadro de mando es la concentración de clientes.

Depender excesivamente de uno o dos clientes puede convertirse en un riesgo importante. Si uno de ellos reduce encargos, retrasa pagos o rompe la relación comercial, la estabilidad del negocio puede verse comprometida en muy poco tiempo.

Por eso resulta recomendable revisar periódicamente qué porcentaje de los ingresos procede de cada cliente y valorar si conviene diversificar la cartera para reducir esa dependencia.

El cuadro de mando no necesita ser complejo. Una simple hoja de cálculo con una fila para cada mes puede ser suficiente para recoger la facturación emitida, la facturación cobrada, las facturas pendientes, la tesorería disponible, los gastos fijos, el margen real, la reserva fiscal y el peso de los principales clientes.

La utilidad de esta herramienta no está solo en registrar datos, sino en compararlos con la evolución de meses anteriores. Si la facturación aumenta pero disminuye la liquidez, probablemente existe un problema de cobros. Si los ingresos se mantienen pero el margen cae, quizá los costes han aumentado o se están aceptando trabajos poco rentables.

Desde SRP recomendamos organizar esta revisión en tres niveles: cada semana conviene controlar cobros pendientes, saldo disponible y próximos pagos; cada mes, analizar facturación, gastos, margen y reserva fiscal; y cada trimestre, revisar el rendimiento neto, la evolución de la cotización, los impuestos y la dependencia de determinados clientes.

«El cuadro de mando no sustituye al asesoramiento profesional, pero permite llegar mucho mejor preparado a cada cierre trimestral. Detectar un problema con tiempo siempre resulta más sencillo y menos costoso que intentar resolverlo cuando ya ha llegado el vencimiento de los impuestos o de las cuotas», concluye José Miguel Peñas de Pablo.