Llevar las cuentas al día es una de las tareas más pesadas para cualquier autónomo. Facturas, impuestos, conciliaciones bancarias… Si a esto le sumamos los constantes cambios normativos, es fácil perderse entre números y papeleo. Afortunadamente, la inteligencia artificial puede hacerte la vida más fácil. ¿Sustituye por completo a un asesor? No, pero con estos consejos te ayudará a ahorrar tiempo y evitar errores. Aquí te explicamos los aspectos claves de su uso y te recomendamos 10 plataformas para que la pruebes tú mismo.

Menos papeleo, más control

Uno de los mayores problemas que tienen los autónomos es la cantidad de tareas repetitivas que deben gestionar. Introducir datos en hojas de cálculo, clasificar facturas o hacer cuadrar cuentas bancarias puede llevar horas. Gracias a la IA, es posible automatizar muchas de estas tareas.

Por ejemplo, existen herramientas que permiten escanear facturas con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y registrarlas automáticamente en un software contable. También hay sistemas que concilian movimientos bancarios en segundos, evitando descuidos y facilitando la gestión financiera.

Más precisión, menos errores

¿Alguna vez te has equivocado en un cálculo del IVA o has olvidado declarar un gasto deducible? Los errores humanos en contabilidad pueden salir caros, pero la IA ayuda a minimizarlos. Al procesar grandes volúmenes de datos, puede detectar anomalías en los números y alertarte si algo no cuadra. Además, algunas herramientas analizan patrones de gasto y te sugieren mejoras para optimizar tu fiscalidad.

Por ejemplo, si un trimestre has deducido menos gastos de lo habitual, el sistema puede avisarte para que revises las facturas que has incluido, por si te has dejado alguna. También puede identificar gastos recurrentes y ayudarte a planificar mejor tu presupuesto.

Cumplimiento normativo al día

Las leyes fiscales cambian constantemente y estar al tanto de todas las modificaciones puede ser complicado, cuanto menos. Aquí la inteligencia artificial también juega un papel clave. Algunas plataformas pueden avisarte de cambios normativos relevantes para tu actividad y sugerirte ajustes en tu contabilidad para evitar problemas con Hacienda.

Además, con la llegada de la facturación electrónica obligatoria para autónomos en los próximos años, muchas soluciones de IA ya se están adaptando a estos requisitos para que la transición sea más sencilla.

Detección de fraudes y auditorías más eficientes

Quienes manejan un alto volumen de facturas o trabajan con proveedores y clientes de distintos países, puede usar la IA para detectar irregularidades en las transacciones. Los sistemas avanzados son capaces de identificar patrones sospechosos, como duplicidades en facturas o movimientos inusuales en la cuenta bancaria.

Y en caso de necesitar hacer una auditoría de tus cuentas, la IA facilita el proceso al permitir revisión más rápidas y precisas, asegurando que todo esté en orden.

Asistentes virtuales para resolver dudas

Cada vez más plataformas de gestión contable incorporan asistentes virtuales que pueden responder preguntas básicas sobre impuestos y contabilidad. ¿Cuándo debo presentar el modelo 303? ¿Qué gastos puedo deducir en mi actividad? Estas herramientas te ayudan a resolver dudas al instante, sin necesidad de buscar la información por tu cuenta.

La inteligencia artificial ha llegado para ayudar a los autónomos a gestionar su contabilidad, haciéndola más rápida, precisa y eficiente. ¿Y si es todo tan bonito, porque sigue siendo mejor contar con un asesor financiero? Al margen de la importancia que tendrá siempre el trato humano, algo a lo que desde el Grupo Servicios Reunidos Peñas damos gran relevancia, tampoco debemos olvidar que la IA puede cometer errores… y en cuestiones fiscales eso puede salir caro. De ahí que siempre sea más recomendable contar con un asesor de confianza que supervise la información y garantice que todo esté correcto.

“Si quieres beneficiarte de la tecnología sin correr riesgos, lo mejor es combinar ambas opciones: usa herramientas de IA para agilizar tareas, pero deja en manos de profesionales la toma de decisiones importantes. Al final, un buen equilibrio entre tecnología y asesoramiento experto es la clave para una contabilidad eficiente y sin sobresaltos”, señala el CEO del Grupo Servicios Reunidos Peñas, José Miguel Peñas de Pablo.

Algunos programas que te pueden ayudar

Aquí te dejamos algunas recomendaciones para que puedas probar hasta donde usar las nuevas tecnologías en tu día a día.

1. Anfix: Una herramienta en línea que permite gestionar facturación, contabilidad e impuestos de manera sencilla. Ofrece automatización en la creación de facturas y control de gastos.
2. Quipu: Este software facilita la emisión de facturas, control de gastos y presentación de impuestos. Su interfaz intuitiva y cuenta con funcionalidades específicas dirigidas a simplificar la contabilidad.
3. Holded: Más allá de la contabilidad, Holded ofrece un conjunto completo de herramientas para la gestión empresarial, incluyendo facturación, inventario y proyectos. Su sistema de contabilidad automatizada es especialmente útil para mantener las finanzas al día sin esfuerzo adicional.
4. Sage 50: Una solución que combina contabilidad y gestión financiera. Sage 50 ofrece funcionalidades avanzadas para la gestión de facturas, control de inventario y análisis financiero, adaptándose a las necesidades de autónomos y pequeñas empresas.
5. Botkeeper: Combina inteligencia artificial y contabilidad experta para automatizar tareas como la entrada de datos, conciliación de cuentas y generación de informes financieros.
6. Docyt: Plataforma que utiliza inteligencia artificial para automatizar flujos de trabajo financieros, ofreciendo conciliación continua del libro mayor e informes financieros en tiempo real.
7. Cegid DiezCON: Una solución que incorpora tecnología avanzada para hacer más eficiente la contabilidad de las pymes, ofreciendo funcionalidades que facilitan la gestión financiera y contable.
8. Contasimple: Ideal para autónomos que buscan una herramienta sencilla para llevar su contabilidad, facturación y gestión de impuestos, permitiéndole crear facturas en segundos y mantener un registro actualizado de las finanzas.
9. FinanEDI: Solución ERP en la nube diseñada específicamente para autónomos y pymes, ofreciendo herramientas avanzadas para la gestión de facturación, contabilidad y tesorería desde una interfaz intuitiva.
10. Qonto: Aunque principalmente es una cuenta bancaria en línea, Qonto ofrece funcionalidades de gestión financiera adaptadas a las necesidades de autónomos y pequeñas empresas, facilitando la administración de ingresos y gastos.