Hay que ser autónomo para entender en toda su dimensión que son las declaraciones trimestrales del IVA. Por eso, aquí te recordamos una serie de gastos que puedes deducirte a la hora de presentarlas. No todo vale y siempre es mejor contar con asesores como los de Servicios Reunidos Peñas (SRP), pero aquí te dejamos una guía con las opciones existentes y los puntos a tener en cuenta para que este proceso sea sencillo y efectivo.

1. Gastos comunes y fáciles de justificar

Los gastos relacionados directamente con el desarrollo de la actividad profesional son deducibles sin mayor complicación, siempre que dispongas de una factura completa y adecuada. Estos pueden incluir:

• Materiales de consumo: Papelería, equipo básico de oficina y otros materiales directamente relacionados con el servicio que ofreces​
• Servicios de profesionales externos: Gastos en asesoría, gestoría y otros servicios de consultoría suelen aceptarse sin problemas, ya que facilitan la administración y gestión del negocio. Aquí se incluyen también los honorarios de abogados, auditores y notarios​.
• Alquiler de local: El alquiler de un espacio dedicado a la actividad profesional permite deducir el IVA al 100% si se cuenta con una factura que refleje claramente el coste mensual. Sin embargo, si trabajas desde casa, solo podrás deducir un porcentaje, proporcional a la parte del inmueble destinada a la actividad​.
• Dietas. Las comidas también se pueden deducir, pero sólo si cumplen con los requisitos establecidos. Esto es, estar relacionadas con el trabajo, contar con ticket de restaurante y estar realizadas en un día laboral.
• Los sueldos y salarios de tus empleados.

2. Bienes de inversión: amortización en lugar de deducción directa

Los bienes de inversión, como equipos o maquinaria de alto valor que un autónomo compra para desarrollar su actividad (por ejemplo, un ordenador o un electrodoméstico especializado en el caso de un negocio de restauración), no se consideran un gasto deducible en su totalidad. Si el coste supera los 3.000euros y el bien se usa a lo largo de varios años, la inversión debe ser registrada y deducida en función de la amortización. Es decir, Hacienda permite desgravar cada año un porcentaje del valor del bien, y establece unos plazos específicos en sus tablas de amortización que determinan la cantidad a deducir cada año, extendiéndose en general entre 4 y 10 años según el tipo de activo​.

3. Vehículos y desplazamientos: deducciones complejas

La deducción del IVA de vehículos es uno de los puntos que más controversia genera. Hacienda solo permite deducir el 100% del IVA cuando el coche se usa exclusivamente para la actividad, lo que requiere justificar y demostrar la exclusividad del uso, algo que puede ser complicado en la práctica. En general, se admite deducir el 50% del IVA, salvo en casos concretos (taxis, transporte de mercancías y servicios de autoescuela, entre otros) donde el uso exclusivo está más claro​.

4. Gastos del hogar para autónomos que trabajan desde casa

Para quienes utilizan su vivienda como lugar de trabajo, algunos gastos en suministros, como electricidad, internet y agua, son parcialmente deducibles, siempre que la vivienda esté registrada como domicilio fiscal y el espacio dedicado al trabajo esté claramente identificado. Sin embargo, estos gastos deben ajustarse proporcionalmente a la superficie del hogar destinada a la actividad. Por ejemplo, si un despacho ocupa el 20% del total del hogar, se deducirá este mismo porcentaje de los suministros​.

5. La Cuota de Autónomo

El pago mensual a la Seguridad Social es uno de los gastos deducibles, lo que permite reducir la base imponible en el IRPF anual. Si estas colegiado, no te preocupes. Puedes pagar esta cuota a una mutua y seguir declarando el pago como un gasto de autónomo deducible.

6. Procedimientos de devolución y compensación

Si en un trimestre tus gastos superan los ingresos, puedes solicitar a Hacienda que compense el saldo a tu favor en la siguiente declaración trimestral. También puedes pedir la devolución del IVA si el saldo negativo se presenta en la declaración del cuarto trimestre (enero). Hacienda tiene seis meses para hacer la devolución, aplicando intereses de demora si no cumple con el plazo​.

Y no te olvides de…

Reunir las facturas de tus gastos

Asegúrate de que cada gasto deducible esté justificado mediante facturas completas y correctas. Estas facturas deben incluir:

• Nombre o razón social y NIF de ambas partes.
• Número de factura único.
• Fecha de emisión y tipo impositivo de IVA (si aplica).

Los tickets de compra pueden no ser válidos para deducir IVA. En caso de no disponer de una factura completa, solo podrás deducir el total del gasto en la declaración del IRPF anual, no el IVA.

Registrar los gastos en tu contabilidad

Cada gasto deducible debe ser registrado en tu contabilidad, ya que Hacienda puede solicitar esta información en cualquier momento. Organiza los registros de acuerdo con las categorías de gasto para que el proceso sea más ágil y claro:

• Gastos de explotación: incluyen todos los materiales y consumos necesarios para la actividad diaria.
• Bienes de inversión: para gastos mayores a 3.000 € que se amortizan en varios años, como maquinaria o equipos de alto valor.
• Otros servicios: asesoría, seguros o formación relacionados con la actividad.

Calcular el IVA deducible y presentar el Modelo 303

Al finalizar el trimestre, resta el IVA soportado (IVA de tus gastos deducibles) al IVA repercutido (IVA que cobras a tus clientes). Esta diferencia se declara a través del modelo 303:

• Saldo a pagar: si el IVA repercutido es mayor al soportado.
• Saldo a compensar: si el IVA soportado es mayor; en este caso, puedes compensar esta diferencia en el próximo trimestre o solicitar la devolución en el cuarto trimestre del año​

Presentación y pago

Una vez completado el modelo 303, presenta la declaración en la sede electrónica de Hacienda entre el día 1 y el 20 del mes siguiente al cierre del trimestre. Tienes tres opciones de pago:

• Tarjeta bancaria.
• Domiciliación en tu cuenta.
• Transferencia bancaria, usando el código NRC (Número de Referencia Completa)​

Conservar la documentación durante cuatro años

Guarda todas las facturas y justificantes durante un mínimo de cuatro años, ya que Hacienda puede solicitar revisión de cualquier deducción realizada dentro de este plazo. Para una organización efectiva, agrupa tus facturas por trimestre y tipo de gasto.

“Dedicar tiempo a mantener una documentación precisa y asegurar que cada deducción esté justificada es fundamental. Los autónomos pueden reducir considerablemente su carga fiscal mediante la deducción de gastos en IVA y amortización de bienes de inversión”, recuerda el CEO de Servicios Reunidos Peñas (SRP), José Miguel Peñas de Pablo. “En caso de dudas, es recomendable contar con el apoyo de un asesor. Sobre todo en aquellos casos en los que la actividad profesional y personal se entrelazan, como en el de los vehículos y los gastos de la vivienda, a los que Hacienda suele prestar una atención especial”. ​