Tener un empleo en una Administración Pública y querer poner en marcha un negocio, prestar servicios profesionales por cuenta propia o desarrollar una segunda actividad económica plantea una duda bastante habitual, puedo darme de alta como autónomo si soy funcionario o empleado público?

La respuesta es sí, pero no siempre. Trabajar para una Administración no impide automáticamente desarrollar una actividad como autónomo, pero el personal público está sometido a un régimen de incompatibilidades mucho más estricto que el de un trabajador de una empresa privada. En determinados casos será necesario obtener previamente el reconocimiento de compatibilidad y existen actividades privadas que directamente no pueden compatibilizarse con el puesto público.

Además, superar el filtro de las incompatibilidades es solo el primer paso. Si la actividad puede desarrollarse legalmente, habrá que cumplir las correspondientes obligaciones ante Hacienda y la Seguridad Social, incluido, cuando proceda, el alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).

«El error sería pensar que basta con darse de alta como autónomo. Cuando se trabaja para una Administración hay que comprobar si esa actividad privada es compatible con el puesto público y si es necesario obtener autorización antes de comenzar», explica José Miguel Peñas de Pablo, CEO del Grupo Servicios Reunidos Peñas (SRP).

Comprobar la compatibilidad

La norma fundamental es la Ley 53/1984, de 26 de diciembre, de incompatibilidades del personal al servicio de las Administraciones Públicas. Su ámbito de aplicación es amplio y alcanza, entre otros, al personal de la Administración del Estado, comunidades autónomas, entidades locales, organismos y entidades dependientes de ellas, así como a otros colectivos del sector público incluidos por la propia ley.

Por tanto, la cuestión no afecta exclusivamente a los funcionarios de carrera. Dependiendo del caso, el régimen de incompatibilidades puede alcanzar también a funcionarios interinos, personal laboral y otros empleados del sector público.

La finalidad de estas limitaciones es proteger la imparcialidad e independencia del empleado público y evitar que su posición en la Administración pueda utilizarse para obtener una ventaja en una actividad particular.

La propia Ley 53/1984 establece que el ejercicio de actividades profesionales, laborales, mercantiles o industriales fuera de las Administraciones Públicas requiere el previo reconocimiento de compatibilidad cuando resulte exigible. Esto supone que la compatibilidad debe analizarse antes de iniciar el trabajo privado.

No todas las actividades, sin embargo, reciben el mismo tratamiento. La ley contempla determinadas actividades exceptuadas del régimen general de incompatibilidades, como algunas relacionadas con la creación literaria, artística, científica y técnica, la participación ocasional en determinados medios de comunicación o la asistencia ocasional a congresos, seminarios, conferencias o cursos de carácter profesional, en los términos establecidos legalmente.

“Que una actividad genere ingresos no permite concluir por sí solo que exista obligación de solicitar compatibilidad. Hay que analizar exactamente qué se hace y en qué condiciones”, explica Peñas de Pablo.

¿Cuándo puede aparecer la incompatibilidad?

La Administración no debe limitarse a comprobar que el trabajo privado se realiza fuera del horario laboral. Que los horarios no coincidan no convierte automáticamente las dos actividades en compatibles.

La Ley 53/1984 establece que el personal comprendido en su ámbito no puede ejercer actividades privadas, incluidas las profesionales, que se relacionen directamente con las que desarrolla el departamento, organismo o entidad donde está destinado, salvo las excepciones previstas legalmente.

También prohíbe determinadas actividades especialmente sensibles. Entre ellas se encuentra intervenir privadamente en asuntos en los que el empleado público esté interviniendo, haya intervenido durante los dos últimos años o tenga que intervenir por razón de su puesto público.

Tampoco puede pertenecer a consejos de administración u órganos rectores de empresas o entidades privadas cuando su actividad esté directamente relacionada con la que gestione el organismo en el que presta servicios, ni desempeñar determinados cargos o participaciones empresariales en los supuestos expresamente prohibidos por la ley.

“Pensemos, por ejemplo, en un empleado público que participa desde su puesto en expedientes relacionados con determinadas empresas y pretende, simultáneamente, asesorarlas de forma privada. El problema no sería simplemente organizar correctamente sus horarios. Existiría un evidente riesgo de conflicto entre la función pública y el interés particular”, explica el CEO de SRP.

Algo diferente sería, por ejemplo, un empleado administrativo de una Administración que quiere desarrollar una pequeña actividad de comercio electrónico completamente ajena a sus funciones. En ese supuesto no puede afirmarse automáticamente que exista incompatibilidad, pero deberá comprobarse su puesto concreto, sus condiciones y si necesita el correspondiente reconocimiento previo.

Incluso cuando la actividad privada sea compatible, el empleado público no puede invocar ni utilizar su condición pública para favorecer su actividad mercantil, industrial o profesional, por lo que tampoco podría servirse de su posición dentro de la Administración para promocionar su negocio u obtener ventajas para su actividad particular.

También deben analizarse con especial atención aquellos casos en los que el puesto público incorpora un factor de incompatibilidad u otros elementos retributivos vinculados precisamente a la dedicación o incompatibilidad, porque la estructura retributiva puede condicionar el reconocimiento de una actividad privada.

Por eso, dos trabajadores de la misma Administración pueden obtener respuestas diferentes ante una petición aparentemente similar.

¿Cómo se solicita la compatibilidad?

Cuando sea necesaria, el empleado deberá solicitar el reconocimiento de compatibilidad para el ejercicio de una actividad privada ante el órgano competente de su Administración.

La solicitud debe permitir determinar qué actividad pretende realizar, sus características y, especialmente, si puede interferir con sus obligaciones públicas. La Ley 53/1984 establece que el reconocimiento de compatibilidad para actividades profesionales, laborales, mercantiles o industriales debe resolverse en el plazo de dos meses.

Además, cualquier autorización queda condicionada al estricto cumplimiento de la jornada y horario del puesto público y no puede servir para modificar esas obligaciones.

Esto desmonta otra idea frecuente, la de que ser autónomo no permite adaptar unilateralmente el horario como empleado público para atender el negocio privado. La actividad particular debe organizarse respetando las obligaciones derivadas del puesto en la Administración.

Y existe otro límite relevante. La estructura retributiva del puesto también puede resultar decisiva. La Ley 53/1984 establece restricciones específicas cuando las retribuciones complementarias incorporan un factor de incompatibilidad y regula también el efecto que puede tener la cuantía del complemento específico o concepto equiparable. Entre otros supuestos, su artículo 16 contempla la posibilidad de reconocer compatibilidad para determinadas actividades privadas cuando ese complemento no supera el 30 % de la retribución básica, excluidos los conceptos derivados de la antigüedad. No obstante, la aplicación concreta de estas reglas puede depender del régimen retributivo y de la normativa de función pública aplicable en cada Administración, por lo que resulta especialmente importante revisar las características y retribuciones del puesto concreto.

«Antes de iniciar los trámites fiscales conviene revisar la relación de puestos de trabajo, las funciones efectivamente desarrolladas, las retribuciones y la actividad privada que se quiere poner en marcha. La compatibilidad no se decide simplemente porque una persona tenga tiempo libre por las tardes», advierte Peñas de Pablo.

Si me conceden la compatibilidad, ¿cómo me doy de alta como autónomo?

Una vez comprobado que la actividad puede desarrollarse y obtenida la compatibilidad cuando sea necesaria, aparece una segunda cuestión completamente distinta, las obligaciones fiscales y de Seguridad Social.

Si la actividad constituye una actividad económica por cuenta propia, habrá que comunicarla a la Agencia Tributaria mediante el modelo 036 antes de comenzar. Desde febrero de 2025, el antiguo modelo 037 está suprimido, por lo que las altas censales se realizan mediante el 036.

En él deberán comunicarse cuestiones como la actividad desarrollada, el correspondiente epígrafe del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE), el régimen de IVA cuando proceda, las obligaciones relacionadas con el IRPF y otras circunstancias fiscales.

También habrá que determinar si corresponde el alta en el RETA. En ese caso, el trámite se realiza ante la Tesorería General de la Seguridad Social, actualmente a través de Importass, comunicando, entre otra información, la actividad y los rendimientos netos previstos.

A partir de ese momento, el empleado público tendrá dos situaciones simultáneas: su relación con la Seguridad Social derivada del empleo público, cuando esté encuadrado en el Régimen General, y la correspondiente a su trabajo por cuenta propia. Es lo que se conoce como pluriactividad.

Conviene no confundirla con el pluriempleo. Existe pluriempleo cuando una persona trabaja por cuenta ajena para varios empleadores dentro del mismo régimen. Sin embargo, la pluriactividad aparece cuando desarrolla actividades que determinan su inclusión en regímenes distintos de la Seguridad Social, como puede ocurrir al trabajar por cuenta ajena y simultáneamente como autónomo.

En determinados supuestos de pluriactividad, la normativa contempla reglas específicas de cotización y el posible reintegro de parte del exceso de cotizaciones cuando se superan las cantidades fijadas para cada ejercicio. Por ello, la cotización debe estudiarse junto con la situación laboral y fiscal y no como una cuestión independiente.

Ser autónomo para trabajar para la propia Administración es otra cuestión

Hay que distinguir el caso anterior de una situación diferente, la de una persona que pretende facturar como autónomo servicios a una Administración Pública.

Aquí ya no estamos únicamente ante el régimen de incompatibilidades de un empleado público. Si esa persona además trabaja para la Administración, la situación requiere un análisis especialmente cuidadoso. No solo debe comprobarse el régimen de incompatibilidades de la Ley 53/1984, sino también las reglas de contratación pública.

La Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público, incluye entre las prohibiciones para contratar determinados supuestos en los que una persona se encuentra afectada por la legislación de incompatibilidades. Por tanto, disponer de compatibilidad para desarrollar una actividad privada no significa automáticamente que el empleado público pueda facturar servicios a una Administración en cualquier circunstancia.

Y si no es empleado público y simplemente quiere prestar servicios profesionales a una Administración, entran en juego otras normas, especialmente las relativas a contratación pública, además de las obligaciones fiscales y de Seguridad Social propias de cualquier profesional.

Por tanto, «trabajar para una Administración» y «trabajar en una Administración» no significan jurídicamente lo mismo.

¿Y si ya era autónomo antes de conseguir el puesto público?

El hecho de desarrollar previamente una actividad económica no permite mantenerla automáticamente después de incorporarse a un puesto sometido al régimen de incompatibilidades.

La nueva situación debe revisarse porque la incorporación al sector público puede cambiar las condiciones en las que esa actividad privada puede continuar desarrollándose.

Esto resulta especialmente importante para profesionales que ya mantienen una cartera de clientes, pequeños empresarios, titulares de negocios o personas que desarrollan actividades profesionales y posteriormente acceden a un puesto público.

No debería darse por supuesto que «como ya lo hacía antes, puedo seguir haciéndolo». Habrá que comprobar si la actividad es compatible con el nuevo puesto y realizar, cuando proceda, los trámites correspondientes.

Empezar sin comprobarlo puede tener consecuencias

Desarrollar una actividad privada incumpliendo el régimen de incompatibilidades no es únicamente un problema fiscal. El Estatuto Básico del Empleado Público contempla dentro del régimen disciplinario el incumplimiento de las normas sobre incompatibilidades cuando dé lugar a una situación de incompatibilidad, por lo que iniciar una actividad sin haber comprobado previamente la situación puede tener consecuencias en la propia relación con la Administración.

Y, paralelamente, el profesional deberá cumplir las obligaciones que genere su actividad económica ante Hacienda y la Seguridad Social. Son planos diferentes. Estar correctamente dado de alta como autónomo no convierte en compatible una actividad que incumple la normativa de incompatibilidades, del mismo modo que disponer de una autorización de compatibilidad no elimina las obligaciones fiscales derivadas del negocio.

Por eso, convienes contar con asesoramiento especializado, como el que ofrecen los profesionales de SRP. Si no cuenta con ella, antes de empezar conviene responder al menos a varias cuestiones: cuál es exactamente el vínculo con la Administración, qué funciones tiene asignadas el trabajador, qué actividad privada quiere realizar, si existe relación entre ambas, qué componentes retributivos tiene el puesto y si la actividad se encuentra dentro de alguna de las excepciones previstas legalmente.

Solo después tiene sentido estudiar el alta fiscal, el RETA, la cotización y las declaraciones tributarias que corresponderán al nuevo negocio.

«Compatibilizar empleo público y actividad privada es perfectamente posible en muchos casos, pero el orden de los pasos importa. Primero hay que comprobar la compatibilidad y después estructurar correctamente el alta y las obligaciones del autónomo «, concluye José Miguel Peñas de Pablo.