El modelo 036 ha pasado a ocupar un papel protagonista en la relación entre empresas, autónomos y la Agencia Tributaria. Desde la desaparición del modelo simplificado 037 en febrero de 2025, las altas, modificaciones y bajas en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores se comunican, con carácter general, mediante este formulario, lo que lo convierte en uno de los documentos más importantes para iniciar y gestionar una actividad económica.
Aunque muchas personas lo identifican únicamente con el alta de autónomos, lo cierto es que el modelo 036 acompaña al contribuyente durante toda la vida de su negocio. De él dependen aspectos tan relevantes como el régimen de IVA, el método de determinación del rendimiento en el IRPF cuando se trate de una persona física, las obligaciones relacionadas con el Impuesto sobre Sociedades en el caso de las entidades, las obligaciones de practicar retenciones o la comunicación de cualquier cambio relevante ante Hacienda.
«El modelo 036 es la ficha de identidad fiscal del negocio. Lo que se comunica en ese momento condiciona gran parte de las obligaciones tributarias posteriores, por lo que conviene cumplimentarlo con rigor y no verlo como un simple trámite administrativo», explica José Miguel Peñas de Pablo, CEO del Grupo Servicios Reunidos Peñas (SRP).
Mucho más que un alta de autónomos
El modelo 036 es la declaración censal mediante la que personas físicas, sociedades y otras entidades se inscriben en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores de la Agencia Tributaria.
Su función principal es comunicar a Hacienda quién va a desarrollar una actividad económica y cuáles serán sus obligaciones fiscales. Sin embargo, también sirve para informar de cualquier modificación que se produzca posteriormente e incluso para comunicar el cese definitivo de la actividad.
Entre otras cuestiones, mediante este documento se comunica:
- El inicio, modificación o cese de una actividad económica.
- El domicilio fiscal y, en su caso, el domicilio donde se desarrolla la actividad.
- El epígrafe del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE).
- El régimen de IVA aplicable.
- El método de tributación correspondiente en el IRPF y las obligaciones relativas al Impuesto sobre Sociedades, según la naturaleza del contribuyente.
- La obligación de practicar retenciones.
- La apertura o cierre de establecimientos.
- La inscripción en determinados registros tributarios.
Aunque la mayoría de los autónomos están exentos de pagar el IAE por su volumen de negocio, siguen estando obligados a comunicar cuál será la actividad que desarrollarán.
La desaparición del modelo 037 dejó al 036 como formulario único
Uno de los cambios más importantes ha sido la desaparición del modelo 037, que durante años permitió realizar declaraciones censales simplificadas para determinados autónomos.
Desde el 3 de febrero de 2025, todas las altas, modificaciones y bajas censales deben tramitarse mediante el modelo 036, tras la aprobación de la Orden HAC/1526/2024.
El objetivo de esta reforma es unificar la gestión censal en un único formulario, simplificando el sistema desde el punto de vista administrativo y adaptándolo a los nuevos procedimientos electrónicos de la Agencia Tributaria.
Para el contribuyente supone utilizar el modelo 036 como formulario único. No obstante, las personas físicas que cumplan determinados requisitos pueden acceder a una modalidad simplificada del propio modelo. Además, la herramienta Censos WEB permite realizar de forma guiada algunas de las gestiones más habituales, mostrando únicamente los apartados que resultan necesarios en cada caso.
Con la desaparición del modelo 037 dejó de existir un formulario simplificado independiente. La simplificación se integra ahora en el propio modelo 036 y en las herramientas digitales de ayuda de la Agencia Tributaria, aunque sigue siendo necesario prestar atención a la información comunicada.
¿Qué decisiones se toman al presentar el modelo 036?
Uno de los errores más habituales consiste en pensar que el modelo únicamente comunica el inicio de la actividad. En realidad, durante su cumplimentación se toman decisiones que condicionarán la fiscalidad del negocio desde el primer día.
Entre ellas destacan:
La actividad económica. Debe elegirse correctamente el epígrafe del IAE que mejor describa la actividad desarrollada.
El régimen de IVA. No todas las actividades tributan igual. Algunas están sujetas al régimen general, otras aplican regímenes especiales y determinadas actividades se encuentran exentas.
La tributación en el IRPF. Dependiendo de la actividad y de los requisitos legales, el autónomo podrá tributar en estimación directa o, cuando la normativa lo permita, en estimación objetiva (módulos).
Las retenciones. También debe comunicarse si el profesional estará obligado a practicar retenciones a trabajadores, otros profesionales o arrendadores.
Cada una de estas elecciones determinará posteriormente qué declaraciones tributarias habrá que presentar.
Por ejemplo, un autónomo que tribute en estimación directa presentará normalmente el modelo 130, salvo en determinados supuestos, como el de los profesionales cuyos ingresos estén sometidos a retención en el porcentaje legalmente establecido, mientras que determinadas actividades acogidas a módulos utilizarán el modelo 131. Cuando exista obligación de autoliquidar periódicamente el IVA, deberá presentarse el modelo 303, y si existen retenciones aparecerán modelos como el 111 o el 115.
El modelo 036 acompaña al contribuyente durante toda la vida de la empresa. Debe volver a presentarse cuando se produzcan cambios como:
- Un cambio de domicilio fiscal.
- La apertura de un nuevo local.
- El inicio de una nueva actividad económica.
- Una modificación del régimen de IVA.
- Cambios en las obligaciones tributarias.
- La incorporación de nuevas actividades.
- El cese definitivo del negocio.
Comunicar estos cambios resulta fundamental para evitar discrepancias entre la situación real del negocio y la información de la que dispone la Agencia Tributaria.
Cuándo y cómo debe presentarse el modelo 036
La declaración de alta debe presentarse antes de iniciar la actividad, realizar operaciones relacionadas con ella o comenzar a satisfacer rentas sometidas a retención. Las modificaciones deben comunicarse, con carácter general, durante el mes siguiente a aquel en que se produzcan, aunque determinadas opciones fiscales tienen plazos específicos. La baja también debe presentarse normalmente en el plazo de un mes desde el cese completo de la actividad.
El modelo 036 puede presentarse electrónicamente a través de la Sede de la Agencia Tributaria mediante certificado digital, DNI electrónico o, en el caso de las personas físicas que puedan utilizarlo, Cl@ve. Quienes no estén obligados a utilizar medios electrónicos también pueden generar una predeclaración en PDF para presentarla por los procedimientos habilitados.
Para las sociedades anónimas y limitadas, así como para otros contribuyentes determinados por la normativa, la presentación electrónica es obligatoria y debe realizarse mediante certificado electrónico.
Durante la presentación es posible guardar borradores, recuperar declaraciones y consultar posteriormente los justificantes de presentación.
La Administración recomienda revisar especialmente los datos identificativos, los códigos de actividad, los regímenes tributarios elegidos y la fecha de inicio de la actividad antes de enviar definitivamente el formulario.
Aunque el trámite puede completarse en pocos minutos, la preparación previa suele requerir bastante más tiempo.
Antes de presentar el modelo conviene tener definidas cuestiones como la actividad concreta que se desarrollará, el lugar donde se ejercerá, la previsión de ingresos, las obligaciones de facturación, el régimen fiscal más adecuado y la existencia de posibles obligaciones adicionales derivadas del tipo de negocio.
«Muchos problemas fiscales no nacen cuando se presenta un impuesto, sino mucho antes, al gestionar incorrectamente el alta censal. Por eso es recomendable estudiar previamente cada caso y adaptar el modelo 036 a las características reales de la actividad», concluye José Miguel Peñas de Pablo.
