Empezar a trabajar por cuenta propia como autónomo no consiste únicamente en darse de alta y comenzar a emitir facturas. Antes de abrir un negocio, prestar el primer servicio o aceptar un encargo, hay que decidir qué actividad se va a desarrollar, cómo tributará, qué obligaciones fiscales tendrá y qué rendimientos se esperan obtener. Una elección incorrecta en ese momento puede traducirse después en declaraciones mal presentadas, cuotas desajustadas, recargos o requerimientos de la Administración.

El proceso se concentra principalmente en dos trámites: el alta censal ante la Agencia Tributaria y la incorporación al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social. Ambos pueden realizarse por internet, pero deben coordinarse correctamente y completarse antes del inicio efectivo de la actividad.

“Darse de alta como autónomo no es especialmente difícil. Lo complicado es elegir bien desde el principio, porque cada decisión que se comunica a Hacienda determina después qué impuestos hay que presentar, cómo se calculan y con qué periodicidad”, explica José Miguel Peñas de Pablo, CEO del Grupo Servicios Reunidos Peñas (SRP).

El alta como autónomo en Hacienda determina cómo tributará el negocio

El primer paso es comunicar a Hacienda el inicio de la actividad mediante el modelo 036. Desde la supresión del antiguo modelo simplificado 037, producida el 3 de febrero de 2025, las altas, bajas y modificaciones censales se tramitan a través de ese único formulario.

La declaración debe presentarse antes de comenzar a trabajar, emitir facturas o realizar operaciones vinculadas a la actividad. En ella se identifica la fecha de inicio, el domicilio fiscal, el lugar donde se desarrollará el trabajo, la actividad económica, el epígrafe correspondiente del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) y las obligaciones tributarias que tendrá el profesional.

También habrá que indicar cómo se tributará en el IRPF, si la actividad está sometida o exenta de IVA y si existirán obligaciones de practicar retenciones. Estas decisiones no son un trámite menor. Una actividad profesional cuyas facturas llevan retención tiene obligaciones distintas a las de un comercio, una actividad exenta de IVA o un negocio que tributa en estimación objetiva.

Aunque la mayoría de los autónomos no tienen que pagar el IAE, sí están obligados a comunicar la actividad que desarrollan. Para quienes se encuentran exentos, la información incluida en el modelo 036 sustituye, con carácter general, a la presentación específica del modelo 840.

El alta censal puede presentarse matemáticamente mediante certificado electrónico o, en muchos casos, a través del sistema Cl@ve. Antes de enviarla conviene revisar especialmente el epígrafe elegido, el régimen de IVA y el método de cálculo del rendimiento, porque una clasificación incorrecta puede arrastrarse durante varios trimestres.

Una vez comunicada la actividad a Hacienda, debe tramitarse el alta en el RETA a través de Importass, el portal de la Tesorería General de la Seguridad Social. Durante el proceso se solicitan la fecha de inicio, la actividad, el domicilio profesional, los rendimientos netos mensuales previstos, la base de cotización, la mutua colaboradora, la cuenta bancaria y las posibles reducciones o bonificaciones aplicables.

La cuota está vinculada a los rendimientos netos previstos, por lo que no conviene declarar una cifra arbitraria. El autónomo debe realizar una estimación razonable de sus ingresos y gastos y revisar esa previsión conforme avance el ejercicio. Si el negocio evoluciona de forma distinta a lo esperado, Importass permite modificar la base de cotización. Durante 2026 puede solicitarse una nueva base cada dos meses.

“Uno de los errores más frecuentes es pensar únicamente en cuánto se espera facturar. Para calcular correctamente la cotización hay que aproximarse al rendimiento neto, que es lo que queda después de aplicar los gastos y ajustes que correspondan”, señala Peñas de Pablo.

La fecha de efectos del alta es especialmente importante. El profesional debe coordinar Hacienda y Seguridad Social para evitar que la Administración detecte actividad económica sin alta en el RETA o, al contrario, que empiece a pagar la cuota antes de poner realmente en marcha el negocio.

Las obligaciones continúan después del alta

Completar ambos trámites permite empezar la actividad, pero desde ese momento nace una gestión fiscal y documental permanente. El autónomo debe emitir facturas con todos los datos obligatorios, seguir una numeración correlativa, conservar las facturas recibidas y llevar los libros registro que correspondan según su actividad y forma de tributación.

También conviene separar desde el principio los movimientos personales de los profesionales. Disponer de una cuenta bancaria específica para el negocio no siempre es una obligación legal, pero facilita el control de ingresos, gastos, impuestos y posibles comprobaciones. Lo mismo ocurre con el archivo de contratos, presupuestos aceptados, justificantes, recibos y comunicaciones con clientes y proveedores.

Las declaraciones que tendrá que presentar dependerán de lo comunicado en el modelo 036. Entre las más habituales se encuentran el modelo 303 para las liquidaciones de IVA, el modelo 130 para los pagos fraccionados del IRPF en estimación directa y el modelo 131 para determinadas actividades acogidas a estimación objetiva.

Si el autónomo contrata trabajadores o paga facturas a profesionales sujetas a retención, puede tener que presentar el modelo 111. Cuando alquila un local y el arrendamiento está sometido a retención, aparece la obligación de presentar el modelo 115. A ellos pueden añadirse declaraciones informativas, resúmenes anuales y otros modelos en función de la actividad.

Con carácter general, los pagos fraccionados del IRPF se presentan durante los primeros veinte días de abril, julio y octubre, mientras que el cuarto trimestre se declara durante los primeros treinta días de enero. Las liquidaciones trimestrales de IVA siguen un calendario similar, aunque el plazo efectivo puede cambiar por la domiciliación bancaria o cuando el último día sea inhábil.

Obligaciones no tributarias del autónomo

No todas las obligaciones serán tributarias. Un negocio abierto al público puede necesitar licencia municipal, declaración responsable o comunicación de actividad. Determinadas profesiones exigen colegiación, autorizaciones sectoriales o seguros obligatorios. Si se tratan datos de clientes, trabajadores o proveedores, también habrá que cumplir las exigencias de protección de datos. Y cuando se contrata personal, aparecen las obligaciones laborales, salariales, preventivas y de Seguridad Social propias de cualquier empleador.

Por eso, antes de iniciar la actividad conviene comprobar no solo el alta fiscal, sino también si el local, la profesión o el sector están sometidos a requisitos específicos. Un alta correcta en Hacienda no sustituye una licencia de apertura ni una autorización administrativa exigida para ejercer.

El modelo 036 seguirá acompañando al autónomo durante toda la vida del negocio. Debe utilizarse para comunicar un cambio de domicilio, una nueva actividad, la apertura o cierre de un establecimiento, una modificación de las obligaciones fiscales o el cese definitivo. También deben actualizarse en la Seguridad Social los cambios relevantes sobre actividad, rendimientos, cobertura o cuenta bancaria.

Antes de emitir la primera factura, el profesional debería tener presentadas las altas en Hacienda y Seguridad Social, disponer de certificado digital o Cl@ve, contar con un sistema de facturación y archivo, conocer su calendario fiscal y haber calculado qué parte de cada cobro tendrá que reservar para impuestos y cuota.

Quienes utilicen programas informáticos para emitir facturas también deberán comprobar que el sistema elegido pueda adaptarse a los nuevos requisitos de facturación que serán exigibles para los autónomos afectados a partir del 1 de julio de 2027.

Desde SRP recuerdan además que el inicio de la actividad es el momento adecuado para preparar una previsión básica de tesorería. Hay que calcular cuánto se espera ingresar, sí, pero también hay que anticipar gastos fijos, inversión inicial, plazos de cobro, impuestos y meses con menor actividad. “El alta administrativa permite empezar, pero la planificación permite mantenerse. Un negocio necesita clientes, pero también margen, liquidez y control de sus obligaciones”, concluye José Miguel Peñas de Pablo, quien también recuerda que durante todo el proceso es recomendable contar con asesoramiento especializado, un servicio que SRP presta a autónomos y pequeñas empresas.

Los principales modelos que puede necesitar un autónomo

No todos los trabajadores por cuenta propia deben presentar los mismos modelos. Las obligaciones dependerán de la actividad, del régimen fiscal elegido, de si se contrata personal, de si se alquila un local o de si se realizan operaciones con otros países. Los más habituales son los siguientes:

• Modelo 036. Sirve para darse de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, comunicar la actividad, elegir el régimen de IVA e IRPF y notificar modificaciones o el cese. Desde febrero de 2025 sustituye también al antiguo modelo 037.
• Modelo 840. Se utiliza para declarar el alta, la baja o las variaciones en el Impuesto sobre Actividades Económicas cuando el contribuyente no está exento. Para la mayoría de los autónomos exentos, la comunicación incluida en el modelo 036 es suficiente.
• Modelo 303. Permite liquidar trimestralmente el IVA, declarando el impuesto repercutido a los clientes y restando, cuando proceda, el IVA soportado en los gastos de la actividad.
• Modelo 390. Es el resumen anual del IVA. Recoge la información de las liquidaciones presentadas durante el ejercicio, aunque determinados contribuyentes están exonerados de presentarlo.
• Modelo 130. Se utiliza para realizar los pagos fraccionados del IRPF cuando el autónomo tributa en estimación directa. Con carácter general, se ingresa periódicamente una parte del rendimiento obtenido.
• Modelo 131. Cumple una función similar al 130, pero está dirigido a determinadas actividades acogidas al régimen de estimación objetiva o módulos.
• Modelo 111. Se presenta cuando el autónomo practica retenciones en las nóminas de trabajadores o en las facturas de otros profesionales.
• Modelo 190. Es el resumen anual de las retenciones declaradas mediante el modelo 111.
• Modelo 115. Se utiliza para ingresar las retenciones aplicadas al alquiler de un local u otro inmueble destinado a la actividad económica.
• Modelo 180. Es el resumen anual de las retenciones por alquileres declaradas mediante el modelo 115.
• Modelo 347. Es una declaración informativa anual que, con carácter general, recoge las operaciones realizadas con una misma persona o entidad que hayan superado los 3.005,06 euros, IVA incluido, siempre que no concurra alguna de las exclusiones previstas.
• Modelo 349. Informa de determinadas operaciones intracomunitarias realizadas con empresas o profesionales de otros países de la Unión Europea.
• Modelo 200. Resulta especialmente útil cuando se crea una sociedad, ya que corresponde al Impuesto sobre Sociedades y, por tanto, no lo presenta el autónomo persona física, sino las sociedades mercantiles y otras entidades obligadas.
• Modelo 100. Es la declaración anual del IRPF. En ella se incluyen, junto con las demás rentas del contribuyente, los rendimientos obtenidos por la actividad económica durante el ejercicio.

A estos modelos pueden sumarse otros según la actividad, como declaraciones relacionadas con retenciones de capital mobiliario, operaciones internacionales, bienes en el extranjero o impuestos especiales. Además, el alta en la Seguridad Social no se realiza mediante un modelo tributario, sino a través de Importass, donde también se comunican los rendimientos previstos, la base de cotización, la mutua y la cuenta bancaria.