El absentismo laboral es uno de los grandes retos de gestión para las empresas españolas. España cerró 2025 con una tasa de absentismo del 7,1% de las horas pactadas, lo que equivale a casi 1,6 millones de trabajadores ausentes cada día, según Randstad Research. En Castilla-La Mancha, el coste de los procesos de incapacidad temporal por contingencias comunes superó en 2024 los 1.071 millones de euros, de acuerdo con la Asociación de Mutuas de Accidentes de Trabajo.

Más allá del debate sobre bajas médicas, productividad o control laboral, el absentismo laboral tiene un impacto directo en la organización diaria de cualquier negocio. Altera turnos, obliga a redistribuir tareas, incrementa costes, retrasa proyectos y dificulta la planificación. Sin embargo, abordarlo únicamente como un problema disciplinario suele ser un error.

“Muchas empresas saben que tienen un problema de absentismo, pero pocas han calculado realmente cuánto les cuesta. Y cuando se hace ese ejercicio aparecen gastos que normalmente pasan desapercibidos”, explica José Miguel Peñas de Pablo, CEO del Grupo Servicios Reunidos Peñas (SRP).

La clave está en medir qué está ocurriendo, diferenciar los tipos de ausencia y tomar decisiones con información suficiente, sin convertir la gestión del absentismo en una batalla permanente entre dirección y plantilla.

Un problema en máximos históricos

El absentismo laboral ya no es un fenómeno puntual. De media diaria, en 2025 más de 1,5 millones de personas no acudieron a su puesto de trabajo. De ellas, 1,2 millones estaban de baja médica. Eso significa que más de 355.000 trabajadores se ausentaron cada día por motivos distintos a una incapacidad temporal, el 22,8% del total de ausencias.

La lectura anual de Adecco también confirma la dimensión del problema. Su XIV Informe sobre Empresa Saludable y Gestión del Absentismo señala que en 2024 se perdieron más de 1.700 millones de horas de trabajo, lo que supone un coste total superior a los 37.000 millones de euros. Además, la tasa de absentismo alcanzó el 7,3% en 2024, el dato más alto de la serie histórica desde el año 2000.

Para las empresas, estas cifras no son solo una estadística laboral. Cada ausencia puede afectar a la capacidad de prestar servicios, cumplir plazos, mantener la calidad y responder a los clientes. En sectores intensivos en mano de obra, como la industria, la logística, el transporte, la hostelería, la limpieza o la atención sociosanitaria, una baja inesperada puede obligar a reorganizar por completo la actividad diaria. A la ausencia en sí se suman las sustituciones, las horas extraordinarias, la sobrecarga del resto de la plantilla…. “Una ausencia no siempre genera un coste visible de forma inmediata en la cuenta de resultados, pero sí puede provocar ineficiencias que terminan afectando a la rentabilidad del negocio”, señala Peñas de Pablo.

En Castilla-La Mancha, AMAT calcula que el coste de los procesos de incapacidad temporal por contingencias comunes ascendió en 2024 a más de 1.071,98 millones de euros, un 14,32% más que en 2023 y un 101,80% más que seis años antes. En el sector cubierto por mutuas, el coste fue de 700,72 millones de euros, de los que 392,42 millones correspondieron a prestaciones económicas y 308,30 millones a coste directo para las empresas.  Igual que una empresa analiza la facturación, la tesorería, los márgenes o los impagos, también necesita medir cuánto le cuestan las ausencias y cómo afectan a su actividad.

No todo absentismo laboral es igual

Uno de los errores más habituales es agrupar todas las ausencias bajo la misma etiqueta. No es lo mismo una incapacidad temporal por enfermedad común, un accidente laboral, un permiso reconocido legalmente, una ausencia puntual justificada o una falta injustificada.

Mezclar todos esos supuestos puede llevar a diagnósticos equivocados y a decisiones injustas o ineficaces. Por eso, antes de adoptar medidas, la empresa debe distinguir entre las ausencias que forman parte del marco legal y sanitario, los problemas organizativos que pueden estar favoreciendo determinadas situaciones y los posibles patrones anómalos que requieren seguimiento. “Si una empresa no sabe por qué se producen las ausencias, difícilmente podrá adoptar medidas eficaces para reducirlas”, apunta el CEO de SRP.

Entre los indicadores básicos que una pyme debería revisar están la tasa de absentismo general, la tasa de absentismo por incapacidad temporal, la duración media de las ausencias, la reincidencia, la distribución por departamentos, el coste de sustituciones, las horas extraordinarias generadas y el impacto sobre entregas, ventas o atención al cliente.

También conviene analizar los periodos del año con mayor incidencia. Hay empresas que detectan picos en campañas de máxima actividad, después de vacaciones, en determinados turnos o en puestos con mayor carga física o emocional. Sin esos datos, cualquier medida corre el riesgo de ser improvisada. “Gestionar el absentismo consiste en entender qué está pasando dentro de la organización y tomar decisiones sin deteriorar el clima laboral”, afirma Peñas de Pablo.

Prevención, organización y clima laboral

Una parte del absentismo laboral puede abordarse antes de que aparezca. La prevención de riesgos laborales, la planificación de cargas de trabajo, la formación, la comunicación interna, la flexibilidad organizativa y una mejor coordinación de equipos pueden ayudar a reducir determinadas ausencias.

También influye el clima laboral. Entornos deteriorados, sobrecarga continuada, falta de planificación, turnos mal diseñados o problemas de comunicación pueden acabar generando más bajas, más rotación y más desmotivación.

Esto no significa que todas las ausencias respondan a problemas internos de la empresa. Muchas bajas son inevitables y están plenamente justificadas. Pero sí obliga a la dirección a preguntarse si existen factores organizativos que puedan estar agravando el problema. “La solución no siempre pasa por endurecer controles. En muchas ocasiones resulta más eficaz revisar procesos, cargas de trabajo o mecanismos de coordinación interna”, explica el CEO de SRP.

Uno de los mayores desafíos para las empresas es encontrar un equilibrio entre el control de costes y la gestión de las personas. Cuando el absentismo laboral aumenta, la reacción habitual suele ser reforzar la supervisión. Sin embargo, si estas medidas no se explican bien, pueden generar tensión dentro de la plantilla. Por eso, los expertos recomiendan trabajar con criterios objetivos, transparentes y conocidos.

“Convertir el absentismo laboral en una batalla entre empresa y trabajadores suele ser un mal punto de partida”, afirma Peñas de Pablo. En este punto, la comunicación interna es clave. Se trata de explicar que la organización necesita planificar mejor, proteger la actividad y evitar que las ausencias terminen sobrecargando siempre a los mismos equipos.

Cómo debe actuar la empresa ante el absentismo laboral

El primer paso no debería ser buscar culpables, sino ordenar la información. También conviene establecer un protocolo interno claro para comunicar las ausencias. Desde abril de 2023, la persona trabajadora ya no tiene que entregar a la empresa los partes médicos de baja, confirmación o alta, ya que la empresa puede descargarlos a través del Fichero INSS Empresas. La compañía, por su parte, debe remitir al INSS los datos económicos del parte de baja en un plazo máximo de tres días hábiles a través del Sistema RED.

Eso no impide que la empresa pueda fijar un procedimiento interno para organizarse: a quién se avisa, por qué canal, en qué plazo y cómo se activa la sustitución o la redistribución de tareas. No se trata de exigir explicaciones médicas, sino de garantizar que la ausencia se comunica correctamente y que la actividad puede reorganizarse.

En este punto, la empresa debe ser especialmente cuidadosa con la privacidad. La Agencia Española de Protección de Datos recuerda que el tratamiento de datos personales en el ámbito laboral debe respetar los principios de minimización y confidencialidad, y que los justificantes vinculados a derechos laborales deben limitarse a la información necesaria, sin detalles médicos innecesarios.