Cuando una empresa pide a un trabajador que use su vehículo particular para hacer una visita comercial, acudir a una obra, prestar asistencia técnica o desplazarse a una reunión fuera de su centro habitual, lo normal es que le compense ese gasto. Esa compensación es lo que habitualmente se conoce como kilometraje.

La duda práctica aparece después: qué cantidad puede pagar la empresa sin que Hacienda la considere salario y obligue a practicar retención de IRPF. En 2026, la referencia sigue estando en los 0,26 euros por kilómetro recorrido, a los que pueden sumarse peajes y aparcamientos debidamente justificados. Pero para que esa cantidad quede realmente exenta no basta con pagarla, hay que justificar correctamente el desplazamiento, acreditar que responde a una necesidad laboral y demostrar que no se está utilizando este concepto como una fórmula encubierta de retribución. Por eso, hay condiciones que deben cumplirse para que Hacienda no lo considere salario.

En la actualidad, según  la Orden HFP/792/2023, la referencia normativa se mantiene en los 0,26 euros por kilómetro recorrido, cantidad exceptuada de gravamen cuando se utiliza vehículo particular y se acredita del desplazamiento. A ello se pueden sumar los gastos de peaje y aparcamiento debidamente justificados. Sin embargo, tan importante como el qué se paga es el cómo se paga y cómo se documenta, porque si falla alguno de estos elementos, el kilometraje puede dejar de ser una compensación exenta y pasar a tener tratamiento de rendimiento del trabajo, con impacto tanto en IRPF como en cotización.

Qué importe puede abonarse sin tributar y qué conceptos quedan fuera

Cuando el trabajador utiliza su vehículo particular por motivos laborales, la empresa puede abonar 0,26 euros por kilómetro sin practicar retención, siempre que el desplazamiento esté justificado. Es importante tener en cuenta que este importe ya incluye los costes asociados al uso del vehículo, como combustible o mantenimiento, por lo que no deben duplicarse con otras compensaciones.

Quedan fuera de este régimen otras percepciones, como las dietas de manutención, que tienen su propia regulación fiscal, o cualquier pago genérico que no esté directamente vinculado a un desplazamiento concreto.

No todos los desplazamientos generan kilometraje exento

Uno de los puntos más importantes —y donde más errores se cometen— es el tipo de desplazamiento. La exención se aplica a desplazamientos realizados por motivos de trabajo fuera del centro habitual, como visitas a clientes, asistencia técnica, obras o reuniones. Sin embargo, los trayectos entre el domicilio y el centro de trabajo no tienen este tratamiento, con carácter general, y no pueden compensarse como kilometraje exento. Este matiz es clave, ya que es uno de los aspectos más revisados por la Agencia Tributaria en comprobaciones.

Qué debe justificar la empresa

Más allá del importe, el elemento determinante es la justificación del desplazamiento. Hacienda exige que exista una relación clara entre el pago y un viaje real vinculado a la actividad laboral. En la práctica, esto implica poder acreditar quién se desplazó, en qué fecha, desde dónde, hasta qué destino y con qué finalidad. Para ello, es habitual apoyarse en partes de trabajo, hojas de gasto, agendas comerciales, órdenes de servicio, correos electrónicos o cualquier documento que permita reconstruir el desplazamiento.

En el caso de peajes y aparcamientos, la justificación debe ser documental, mediante tickets o facturas. No basta con estimaciones ni importes medios.

Qué ocurre si no se justifica correctamente

Cuando no existe soporte suficiente o el pago no responde a desplazamientos reales, la Agencia Tributaria puede recalificar esas cantidades como salario. Esto implica que pasan a tributar en el IRPF y, además, pueden quedar sujetas a cotización a la Seguridad Social, con el consiguiente impacto económico tanto para la empresa como para el trabajador. Uno de los errores más habituales es abonar cantidades fijas mensuales bajo el concepto de kilometraje sin vinculación real con desplazamientos. En estos casos, el riesgo de regularización es elevado.

Diferencias con el tratamiento en autónomos

Aunque el kilometraje es una herramienta habitual en empresas, su tratamiento no es equivalente en el caso de los autónomos. En estos supuestos, la deducibilidad de los gastos asociados al vehículo está sujeta a criterios mucho más restrictivos, especialmente en lo relativo al uso del vehículo para asuntos relacionados exclusivamente con la actividad económica. Esto implica que el kilometraje no puede aplicarse como un importe fijo o automático en nómina, sino que debe justificarse en cada desplazamiento para mantener su exención fiscal.

Una cuestión de control interno

Desde el punto de vista de gestión, el kilometraje sigue siendo una herramienta eficaz para compensar desplazamientos sin incrementar la carga fiscal del trabajador. Pero su correcta aplicación exige orden interno. «Para las empresas, implica establecer procedimientos claros de autorización, registro y archivo de los desplazamientos. Para las asesorías, supone revisar no solo el importe abonado, sino la coherencia entre el pago y la documentación que lo respalda. Somos su red de seguridad ante posibles errores que puedan provocarle pérdidas económicas a nuestros clientes», explica el CEO del Grupo Servicios Reunidos Peñas (SRP), José Miguel Peñas de Pablo. «La inspección no suele estar motivada por un céntimo más o menos en el pago, sino por la consistencia del sistema de control. El kilometraje es uno de los conceptos que más revisa la Administración, precisamente porque se mueve en la frontera entre gasto y retribución».