Una inspección de Hacienda no es sinónimo de delito ni de desastre. Es un procedimiento, a veces rutinario y otras, fruto de un cruce automático de datos, para comprobar que una empresa ha declarado bien sus impuestos. Con tranquilidad, orden y asesoramiento desde el primer minuto, el proceso puede cerrarse sin sustos. En SRP te contamos qué esperar, cómo prepararte y qué derechos y obligaciones te asisten.

El inicio: notificación y los primeros 10 días

Todo arranca con una notificación formal (carta certificada o sede electrónica) que concreta qué impuestos y periodos se revisan. Suele incluir requerimientos iniciales y una fecha de comparecencia. La ley garantiza un mínimo de 10 días hábiles para reaccionar: léela con calma, toma nota de plazos y activa un protocolo interno —quién atiende a los actuarios, cómo canalizar la información y qué documentación reunir—. Si la inspección es parcial (por ejemplo, solo IVA de un año determinado), puedes pedir por escrito en los 15 días siguientes que se amplíe a alcance general para “cerrar” de una vez todo el ejercicio. Es una decisión estratégica que conviene valorar con tu asesor.

La inspección puede desarrollarse de forma telemática, documental o presencial, e incluso con visitas sin previo aviso cuando la Administración teme que éste pueda comprometer la eficacia del proceso. Si te llega una ´visita´, recuerda el límite clave: oficinas y locales de negocio abiertos al público sí; domicilio constitucionalmente protegido (p. ej., la vivienda del administrador o zonas privadas de un local mixto) solo con consentimiento expreso o autorización judicial. Colabora, pero dentro de la ley.

Qué aportar, cómo ordenarlo y por cuánto tiempo conservarlo

El corazón del expediente son tus registros. Prepara libros contables obligatorios (diario, mayor, balances, libros de IVA), facturas emitidas y recibidas con sus justificantes de cobro y pago, declaraciones y autoliquidaciones ya presentadas con sus NRC, contratos relevantes (clientes, proveedores, alquileres, préstamos), nóminas y seguros sociales si procede, escrituras y libros de actas cuando sean pertinentes, y documentación específica de tu sector —desde libros de caja y reportes de TPV en comercio, hasta partes de obra o documentos aduaneros en construcción y exportación—. La regla de oro es la trazabilidad: que una venta o un gasto tenga un camino claro entre la factura el libro, la declaración y el banco.

Organiza por ejercicios y materias (impuestos, ventas, compras, bancos) y trabaja con copias legibles, preferentemente en PDF. Entrega exactamente lo requerido y por vías oficiales (registro electrónico o correo certificado), conserva resguardos y pide copia de cada diligencia que firmes. Lo que no consta por escrito “no existe” a efectos del expediente.

Además, recuerda que puedes solicitar en cualquier momento a la Agencia Tributaria certificados o copias de tus declaraciones ya presentadas (por ejemplo, modelos de IVA, IRPF o Sociedades) si los necesitas para aportar o verificar información durante la inspección. Es un derecho reconocido: Hacienda debe facilitarte esa documentación a través de su sede electrónica o en sus oficinas, de modo que nunca te quedes sin respaldo documental por haber extraviado una copia antigua.

No destruyas nada antes de tiempo: la prescripción tributaria general es de cuatro años y el Código de Comercio exige conservar libros y justificantes seis años.

Desarrollo, tiempos y cierre. Tus opciones

Tras la fase de requerimientos y comparecencias —documentadas en diligencias—, la Inspección te dará acceso al expediente para alegar por escrito en 10 días hábiles. Es tu momento para rebatir regularizaciones, aportar pruebas y fijar tu posición técnica. El procedimiento no es eterno: el plazo general máximo es de 18 meses, aunque puede ampliarse a 27 en supuestos de especial complejidad (grupos fiscales, gran tamaño, indicios de fraude organizado…), y recuerda que esa ampliación te debe ser notificada. Las suspensiones legales —por ejemplo, si se remite a un juzgado por posible delito fiscal— detienen el reloj.

El cierre llega con un acta y una liquidación. Puedes firmar “de conformidad” si estás de acuerdo (suele conllevar reducciones en sanciones) o “de disconformidad” si no lo estás. No debes tomar la decisión de inmediato, ya que dispones de los 15 días hábiles siguientes para acceder a esas reducciones. Si no compartes el resultado, dispones de un mes para interponer recurso de reposición ante la propia Administración o reclamación económico-administrativa ante el TEAR/TEAC. Recuerda que recurrir no suspende automáticamente el pago: puedes solicitar suspensión con garantías, o pedir aplazamiento o fraccionamiento según cuantía y solvencia. El plazo voluntario de ingreso suele ser de 20 días desde la notificación de la liquidación.

Desde el minuto uno tienes derecho a conocer el alcance de la inspección, a estar asistido por tu asesor fiscal o abogado en cada actuación, a un trato respetuoso y a que las actuaciones se realicen con la menor molestia posible, a usar lengua cooficial si corresponde, a identificar a los actuarios, a recibir copia de lo que firmas o aportas, a no volver a entregar documentos que ya obran en poder de la Administración o que no estás obligado a llevar, a la confidencialidad (secreto fiscal), a ser oído en audiencia y a recurrir. Si consideras vulnerado alguno de estos derechos, puedes protestar ante el superior jerárquico o el Consejo de Defensa del Contribuyente. Exige, con calma y por escrito, que tus manifestaciones consten en diligencia.

Tus obligaciones: colaboración, veracidad y puntualidad

La otra cara de la moneda es cumplir. Debes facilitar la labor inspectora sin obstrucciones, aportar lo exigible en plazo, comparecer cuando te citen (personalmente o mediante representante), decir la verdad —mentir o falsear documentos multiplica el problema y puede tener consecuencias muy serias—, pagar la deuda si no logras suspensión y corregir incumplimientos formales detectados. Negarte a exhibir documentación exigible o impedir actuaciones puede ser sancionable por resistencia u obstrucción. Si dudas sobre la legitimidad de un requerimiento, pide aclaración por escrito y asesórate antes de negarte.

La estrategia ganadora

Las inspecciones nunca se gestionan bien con improvisación. Activa un protocolo interno para visitas —quién recibe, quién habla, a quién se avisa—, centraliza la comunicación por escrito por los canales oficiales, responde solo a lo preguntado con precisión y veracidad, y no tengas reparo en solicitar prórrogas o aclaraciones cuando objetivamente lo necesites. Revisar a diario el buzón de notificaciones electrónicas evita disgustos; muchas sanciones nacen de un requerimiento no atendido a tiempo.

Y, sobre todo, apóyate en profesionales desde el inicio. Un asesor fiscal o abogado tributarista conoce la normativa actualizada, anticipa qué va a pedir la Inspección, ordena tu documentación con criterio, preserva tus derechos en cada paso y te ayuda a decidir tácticamente cuándo negociar plazos y cuándo pelear una regularización porque tienes base para ganarla. Su coste suele compensarse con creces en seguridad jurídica, tiempo ahorrado y sanciones evitadas.

Si demuestras orden, trazabilidad y buena fe, una inspección puede cerrarse de manera satisfactoria o con un impacto limitado y con lecciones valiosas para tu control interno. La clave está en prevenir, reaccionar en plazo y por escrito, y dejarte acompañar por especialistas. En Servicios Reunidos Peñas (SRP) te ayudamos a convertir una inspección en un ejercicio de transparencia y mejora: preparamos tu dossier, te representamos ante la Inspección y diseñamos la estrategia adecuada para proteger tus intereses mientras tu puedes seguir centrado en el día a día de tu negocio.