A partir de este mes de junio de 2025, todas las sociedades mercantiles que presenten sus cuentas anuales en el Registro Mercantil deben adaptarse a los nuevos modelos oficiales aprobados por la Resolución de 26 de mayo de 2025, publicada en el BOE nº 133 de 3 de junio de 2025. Esta modificación, que reemplaza a las resoluciones anteriores de 2024, introduce varias novedades importantes que afectan directamente al trabajo diario de asesorías contables, departamentos financieros y pymes que deben preparar sus estados financieros antes del plazo de depósito de este verano.
Principales novedades de los nuevos modelos (2025)
Entre las principales novedades que incorporan los modelos de cuentas anuales para 2025 destaca el Identificador Registral Único de la Sociedad (IRUS). Entre las novedades cabe destacar el campo para incluir el código IRUS, un número único asignado automáticamente a cada sociedad. Este identificador, derivado de iniciativas de digitalización registral, permitirá una identificación más ágil y uniforme de las empresas en los registros públicos. Por ahora, su inclusión en las cuentas es voluntaria, pero se recomienda comenzar a familiarizarse con él, ya que en el futuro podría adquirir carácter obligatorio.
También se encuentra el nuevo código CNAE 2025. Los formularios ahora requieren indicar el código de actividad según la Clasificación Nacional de Actividades Económicas 2025 (CNAE-2025). Dado que en 2025 entra en vigor una actualización de esta clasificación, los modelos electrónicos incluyen una ayuda para convertir el CNAE 2009 (vigente hasta 2024) al nuevo código. Es importante que las pymes verifiquen la equivalencia de su código CNAE actual con el nuevo, ya que a partir de ahora consignar este dato correctamente es obligatorio. Esta novedad busca anticipar la adaptación estadística y que las empresas se familiaricen con la nueva clasificación.
Entre las medidas post-COVID introducidas, cabe destacar la posibilidad de reformular cuentas. La normativa reciente ha prorrogado hasta el cierre del ejercicio 2025 la flexibilización introducida tras la pandemia para evitar disoluciones empresariales por pérdidas extraordinarias. En concreto, un Real Decreto-ley de abril de 2025 permite no considerar las pérdidas de 2020 y 2021 a efectos de la causa legal de disolución por pérdidas acumuladas. Consecuentemente, los nuevos modelos incluyen de forma opcional casillas o notas para reflejar si los administradores han reformulado las cuentas anuales ya formuladas con el fin de aplicar este “alivio COVID”. Esto permite indicar en la documentación depositada que la sociedad ha recalculado su patrimonio neto excluyendo dichas pérdidas excepcionales, facilitando que el Registro Mercantil compruebe el cumplimiento de plazos legales y evitando posibles sanciones por depósito fuera de plazo.
Correcciones técnicas en los formularios. Además de las grandes novedades, se han corregido errores y mejorado detalles de formato respecto a los modelos de 2024. Por ejemplo, se eliminaron páginas duplicadas en ciertos formularios y se corrigieron códigos erróneos en campos específicos (como los referentes a la información de miembros del consejo de administración). Estos ajustes buscan minimizar incidencias y asegurar que la información contable se presenta de forma coherente y sin inconsistencias.
Cabe destacar que el uso de estos nuevos modelos es obligatorio para todas las cuentas anuales que se presenten en el Registro Mercantil después de la fecha de publicación en el BOE. Es decir, si una pyme aún no ha depositado sus cuentas del ejercicio anterior, deberá emplear ya los modelos actualizados de 2025.
Implicaciones prácticas para pymes y asesorías contables
Los cambios introducidos no son meros formalismos, sino que tienen implicaciones prácticas en la preparación y depósito de cuentas de pymes y empresas en general. Así, en lo que se refiere a la actualización de software y plantillas, las asesorías y departamentos contables deberán asegurarse de contar con la versión más reciente de su software de contabilidad o de preparación de cuentas anuales. Los programas de depósito de cuentas y plantillas en Excel/Word proporcionados por el Registro u otros proveedores deben actualizarse para incluir el nuevo campo IRUS y el código CNAE 2025. Trabajar con plantillas antiguas podría implicar dejar campos sin rellenar o con formatos incorrectos.
Incorporación del código IRUS. Aunque la inclusión del IRUS es voluntaria en esta primera etapa, las empresas deberían comenzar a incorporarlo si el sistema de depósito lo permite. En muchos casos, el propio sistema del Registro Mercantil generará o asignará automáticamente el IRUS de la sociedad, pero los asesores han de conocer de qué se trata. ¿Por qué es relevante? Porque en el futuro este identificador único facilitará trámites entre registros (por ejemplo, en fusiones o consultas internacionales) y podría convertirse en un dato estándar en informes mercantiles. Empezar a utilizarlo desde ya evitará tener que corregir o añadir esa información más adelante.
Cumplimentar el nuevo CNAE 2025 correctamente también es muy importante. Para las pymes, puede que el código CNAE de su actividad cambie o se re-clasifique ligeramente con la nueva versión 2025. Los asesores contables deben verificar el código CNAE actual de cada cliente y su correspondencia con el CNAE-2025. La buena noticia es que las aplicaciones informáticas de depósito incluyen ayudas de conversión para pasar del código 2009 al 2025, minimizando errores. Sin embargo, es imprescindible validar que el código resultante se corresponda con la actividad real de la empresa. Un código CNAE incorrecto podría desvirtuar estadísticas o causar incidencias en informes sectoriales a futuro.
La revisión de la situación patrimonial es otra medida de alivio COVID. Muchas pequeñas empresas arrastraron pérdidas significativas en 2020 y 2021 debido a la pandemia, lo que en algunos casos comprometió su patrimonio neto. Gracias a la extensión aprobada, estas pérdidas excepcionales no obligarán a disolver la sociedad si se cumplen las condiciones legales. En la práctica, esto significa que si una pyme estaba en “números rojos” acumulados por COVID, sus administradores pueden aprovechar este 2025 para estabilizar la empresa sin la presión inmediata de la causa de disolución.
¿Qué deben hacer ahora las asesorías? Revisar el balance de sus clientes PYMES. Si al contabilizar las pérdidas de 2020-2021 el patrimonio neto quedó por debajo de la mitad del capital social (umbral de disolución), conviene evaluar la opción de reformular las cuentas excluyendo dichas pérdidas (según lo permitido por la ley). Si aún no han formulado las cuentas definitivas, pueden aplicar directamente este criterio al preparar el ejercicio 2024; y si ya las tenían formuladas antes de la norma, podían reformularlas dentro del plazo extraordinario de un mes que se otorgó. En cualquier caso, al depositar las cuentas se podrá indicar mediante los nuevos modelos que se ha hecho uso de este alivio, evitando así alarmas o interpretaciones erróneas al analizar los fondos propios de la empresa.
Verificación de plazos y cumplimiento normativo. Los registradores mercantiles podrán comprobar, a través de la información adicional que ofrecen los nuevos modelos, si la empresa ha depositado en plazo y si ha cumplido con los requisitos (por ejemplo, si reformuló cuentas por la medida COVID, que lo hizo dentro del periodo legal). Para las pymes y asesores esto implica que hay menos margen para el error porque cualquier retraso o incumplimiento quedará evidenciado. Por ello, es fundamental organizar el calendario de cierre y depósito de cuentas con antelación, teniendo en cuenta estas novedades.
“En resumen, las asesorías contables deberán invertir algo de tiempo ahora en familiarizarse con estos cambios, pero a cambio ganarán en seguridad y evitarán problemas a corto y medio plazo”, señala el CEO de Servicios Reunidos Peñas (SRP), José Miguel Peñas de Pablo. “Seguir las nuevas directrices y contar asesoramiento especializado nos ayudará a asegurar que las cuentas anuales de las pymes se presentan sin contratiempos y con toda la información que exigen las autoridades”.
Qué revisar y adaptar de inmediato
Dado que el periodo de depósito de cuentas de muchas empresas cierra el 30 de julio (para ejercicios sociales coincidentes con el año natural), es crucial revisar cuanto antes los siguientes puntos y realizar las adaptaciones necesarias. El primero de ellos es confirmar que se dispone de las herramientas actualizadas. Confirmar que el software de contabilidad y la herramienta de elaboración de cuentas anuales estén actualizados a la versión 2025. Si utiliza los formularios oficiales del Registro Mercantil en formato PDF u online, descargue la versión más reciente desde la web oficial. Usar versiones anteriores puede provocar rechazos en la presentación telemática o requerimientos posteriores del Registro.
El segundo es reunir y verificar los datos de identificación de la empresa. El código CNAE 2025, consultando la tabla de correspondencias para asegurarse de que es correcto. También se puede obtener esta información a través de las herramientas de ayuda integradas en los formularios o en las publicaciones oficiales sobre CNAE-2025. También hay que conformar el código IRUS que, aunque como se mencionó, es un campo de carácter voluntario inicialmente, puede ser útil comprobar que la plataforma de depósito ya muestra el identificador. Si aparece, no lo deje en blanco: inclúyalo para que quede registrado; si no aparece o no lo tiene, no se preocupe, el sistema lo generará automáticamente.
Revise también que los estados financieros están ajustados a la normativa COVID. Revise si su pyme cliente ha decidido aplicar el alivio post-COVID. En caso afirmativo, asegúrese de que las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado reflejen adecuadamente esa decisión. Esto puede implicar agregar notas explicativas indicando que ciertas pérdidas no se han considerado para evaluar la viabilidad, o incluso cambios en las cifras presentadas en el balance (por ejemplo, revirtiendo provisiones o pérdidas que ya no afectarán a la determinación de patrimonio neto a efectos legales). Cualquier reformulación debe haber sido aprobada por los administradores y, si corresponde, recogida en el acta del órgano de administración.
Contenido de la memoria y documentos adicionales. Las memorias (notas explicativas) de las cuentas anuales pueden requerir pequeñas actualizaciones. Por ejemplo, incluir una nota sobre el uso de la opción legal de no considerar las pérdidas de 2020-2021, o actualizar la descripción de la actividad con el nuevo CNAE si se suele mencionar. Asimismo, si su modelo de depósito incluye información estadística (plantillas de datos generales), compruebe que se hayan añadido las casillas o campos nuevos y rellénelos en consonancia.
Por último, es conveniente realizar test de errores. Antes de enviar las cuentas al Registro, utilice las funcionalidades de validación que ofrecen los programas oficiales. Eso sí, los test de errores se han actualizado y ahora es obligatorio completar el CNAE correcto (el sistema marcará error si falta) y, aunque el IRUS se marca solo como aviso voluntario, conviene rellenarlo si está disponible. Pase todos los tests de validación para evitar que la presentación sea rechazada. Si el sistema reporta avisos, revíselos. Por ejemplo, un aviso podría indicar “faltaría incluir IRUS (voluntario)”, en cuyo caso se puede ignorar si no se dispone del dato, o mejor aún, adjuntarlo si está a mano.
“Adoptar estas medidas de inmediato permitirá que cuando llegue la hora de presentar las cuentas, el proceso sea fluido y sin sorpresas. Recuerde que es obligatorio presentar estos nuevos modelos y que no hay periodos de gracia demasiado largo, por lo que cada elemento debe ser revisa con cuidado”, advierte Peñas de Pablo.
Errores comunes a evitar con los nuevos modelos
Por último, conviene tener presente una serie de errores frecuentes que se pueden evitar con un poco de precaución. Uno de los más frecuentes es usar modelos antiguos por descuido. Evite reutilizar plantillas desactualizadas, ya que faltarán campos (como IRUS o CNAE 2025) y el Registro Mercantil podría rechazar el depósito. Descargue siempre el modelo oficial actualizado del 2025 antes de empezar.
Otro, dejar campos obligatorios sin rellenar. Con la actualización, ciertos datos son ahora imprescindibles. En particular, no olvide rellenar el código CNAE en su nueva versión. Un CNAE omitido o incorrecto bloqueará la presentación telemática. Revise también otros campos básicos (identificación de la sociedad, ejercicio, etc.) ya que los formularios pueden haberse reordenado. E igualmente imporante es on confundir el código CNAE 2009 con el 2025. Preste atención a qué código está consignando. Podría ocurrir que, por hábito, introduzca el antiguo. Verifique que está seleccionando el código CNAE de la nueva lista 2025 (los formularios suelen indicar “CNAE-2025” en el campo correspondiente). Si tiene dudas sobre la equivalencia, consulte las guías o herramientas de conversión facilitadas en la plataforma.
Otro error común puede ser ignorar el campo IRUS (o rellenarlo incorrectamente). Si bien el IRUS no es obligatorio todavía, no debería rellenarse con información incorrecta. No confunda el IRUS con el NIF de la empresa u otros identificadores. Si decide completarlo manualmente, asegúrese de utilizar el código proporcionado por el Registro Mercantil (normalmente visible en la propia aplicación de depósito). Si no dispone del dato, es preferible dejarlo vacío. También sería un fallo no aprovechar o entender la aplicación de la extensión post-COVID. Un error costoso sería que una pyme en causa de disolución por pérdidas no utilice la prórroga legal por desconocimiento. Asesores y pymes deben evaluar esta situación antes del depósito. Por otro lado, si deciden aplicar el alivio, asegúrense de documentarlo adecuadamente. La falta de una nota explicativa sobre la reformulación COVID en la memoria, por ejemplo, podría generar dudas en terceros que analicen las cuentas.
Por último, el error más clásico es esperar al último momento para presentar las cuentas. Con o sin cambios normativos, dejar el depósito de cuentas para el final del plazo conlleva riesgos. “Este año en particular, la adaptación a nuevos modelos añade complejidad adicional, por lo que procrastinar puede salir caro”, apunta el CEO de SRP. Un error detectado en julio puede ser difícil de subsanar si la junta de aprobación de cuentas ya tuvo lugar o si los administradores están de vacaciones. Evite sanciones (que pueden oscilar entre 1.200€ y 60.000€ por no depositar en plazo, según el tamaño de la empresa) planificando con tiempo.
Los nuevos modelos de cuentas anuales de 2025 buscan modernizar y mejorar la calidad de la información financiera que las empresas presentan. Para las pymes y sus asesores contables, el desafío inmediato es adoptar estos cambios de forma proactiva: actualizando sistemas, verificando datos y evitando errores comunes. Con la preparación adecuada, el depósito de cuentas podrá realizarse sin contratiempos, cumpliendo con la normativa y reflejando fielmente la situación de la empresa.
(Para más detalles, puede consultarse el texto completo de la Resolución en el Boletín Oficial del Estado
