Desde este año, la factura electrónica es una obligación legal en España para todos los autónomos y empresas que facturen más de 8 millones de euros. Sin embargo, los autónomos con ingresos inferiores también deberán cumplir con esta normativa desde 2025. Este sistema busca modernizar las transacciones comerciales y prevenir el fraude fiscal, pero es importante estar al tanto de los requisitos y sanciones que puede conllevar su incumplimiento.
Aquí te explicamos lo esencial… y más vale que te lo aprendas, porque las sanciones pueden llegar hasta los 60.000 euros.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que cumple con los mismos requisitos legales que una factura en papel. Se emite, recibe y almacena en formato electrónico, garantizando su autenticidad y la integridad de su contenido. Para que una factura sea válida debe ser generada mediante un software de facturación y estar firmada digitalmente, lo que asegura que no ha sido alterada.
A partir de 2025, será obligatoria para todas las transacciones B2B (entre empresas o autónomos), mientras que las transacciones B2C (entre empresas y consumidores finales) seguirán exentas de esta obligación.
Este tipo de facturación moderniza el proceso y ofrece ventajas como mayor seguridad, reducción de errores y ahorro en costes administrativos.
¿Quién debe emitir facturas electrónicas?
- Los autónomos que facturen más de 8 millones de euros anuales deberán comenzar a emitir facturas electrónicas a partir de 2024.
- Para aquellos autónomos que facturen menos de 8 millones de euros, el plazo se extiende hasta 2025.
Las facturas electrónicas solo serán obligatorias en operaciones Business to Business (B2B), es decir, entre autónomos o empresas. Si tus clientes son particulares, no tendrás que cumplir con esta normativa, aunque puedes optar por emitir facturas electrónicas de forma voluntaria.
Si ya facturas a organismos públicos o a grandes empresas, es probable que ya estés obligado a emitir facturas electrónicas.
¿Cómo emitir una factura electrónica?
Emitir una factura electrónica requiere seguir ciertos pasos para garantizar que cumple con los requisitos legales. A continuación, te explicamos cómo puedes hacerlo:
- Usar un software de facturación: El primer paso es contar con un programa o plataforma de facturación electrónica que cumpla con los requisitos legales en España. Estas herramientas están diseñadas para generar, almacenar y enviar facturas electrónicas de manera segura y cumplir con las exigencias de la Agencia Tributaria.
- Firma electrónica: Todas las facturas electrónicas deben contar con una firma digital que garantice su autenticidad y asegure que no ha sido manipulada. Para obtener una firma digital puede recurrir a los servicios de certificación que ofrecen esta herramienta.
- Generar la factura: Una vez que tengas el software adecuado, el proceso de generar una factura es similar al de una factura en papel. Deberás incluir los datos habituales, como:
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- Datos del emisor y receptor.
- Descripción de los productos o servicios.
- Fecha de emisión.
- Tipo impositivo y base imponible.
- Formato de la factura: La factura electrónica debe generarse en un formato legible, como XML o PDF. Asegúrese de que el software que utiliza cumpla con los estándares requeridos por la ley.
- Almacenamiento y envío: Las facturas electrónicas deben almacenarse digitalmente durante el tiempo que exige la normativa (normalmente 4 años). Además, deberás enviarlas al cliente por medios electrónicos que garanticen su recepción, como correos certificados o plataformas de intercambio seguras.
Sanciones por incumplimiento
No cumplir con la obligación de emisión de facturas electrónicas puede aplicar sanciones significativas:
- Hasta 6.000 euros por no registrar y almacenar correctamente las facturas electrónicas.
- Hasta 3.000 euros por cada factura no emitida electrónicamente.
Hasta 60.000 euros por incumplir las normas de seguridad y privacidad en la gestión de estas facturas.
Además, si utiliza un programa de facturación que no esté certificado, podría enfrentarse a multas adicionales de hasta 50.000 euros.
Beneficios de la factura electrónica
El cambio a la factura electrónica puede parecer una tarea complicada, pero ofrece ventajas significativas:
- Ahorro de costes: No necesitarás imprimir ni enviar facturas en papel, lo que reduce los gastos en material, envío y almacenamiento físico.
- Mejora de la eficiencia: Al estar todo automatizado, el proceso de facturación es más rápido y fácil de gestionar, permitiendo que dediques más tiempo a otras áreas de tu negocio.
- Reducción de errores: Los sistemas de facturación electrónica están diseñados para minimizar los errores humanos, lo que reduce la posibilidad de errores en los datos o en las importaciones.
- Mejor control financiero: La factura electrónica facilita la gestión de los plazos de pago y cobro, lo que ayuda a tener un mayor control de la liquidez de tu negocio.
¿Hay inconvenientes?
Como todo cambio, la implantación de la factura electrónica también puede generar problemas, sobre todo para los autónomos que aún no están familiarizados con herramientas digitales:
- Costes iniciales: Aunque a largo plazo supone un ahorro, los autónomos deberán invertir en un software de facturación y en una firma digital.
- Adaptación tecnológica: También tendrán que adoptar sistemas de facturación digital. No solo será necesario contar con software de facturación compatible, también tendrán que aprender a utilizarlo correctamente.
- Dependencia de internet: Para emitir y gestionar facturas electrónicas, será imprescindible contar con una conexión a internet estable, lo que puede ser un obstáculo para autónomos que trabajan en zonas con conectividad limitada, como zonas rurales.
- Cambios en la forma de trabajo: Aquellos autónomos que aún trabajan con facturas en papel deberán transformar su proceso de emisión y almacenamiento de facturas. Y no siempre es fácil adaptarse a los cambios.
Debido a la complejidad del proceso, no está de más contar con asesoramiento como el que se ofrece desde Servicios Reunidos Peñas (SRP). José Miguel Peñas de Pablo, CEO del grupo, destaca que «la factura electrónica supone un avance necesario en la gestión empresarial que, aunque al principio pueda parecer un desafío para los autónomos, a largo plazo ofrece más ventajas que complicaciones”. La clave, recuerda, “es estar bien informado y adaptarse a tiempo para evitar sanciones y beneficiarse de un sistema más eficiente».
