Gestionar una empresa, o llevar un negocio de manera autónoma, conlleva no sólo estar especializado en tu sector, sino también saber cómo llevar a cabo la gestión contable y fiscal para que las cuentas reflejen correctamente la realidad de la empresa y evitemos sanciones de los organismos públicos.  Mantener ese control no siempre resulta sencillo, y, es habitual encontrar errores en la contabilidad empresarial cuando hay experiencia insuficiente en la materia o existe cierto desconocimiento contable, administrativo y jurídico. Muchas de esas equivocaciones tienen que ver con aspectos formales referentes a la recopilación y tratamiento de la documentación.

Algunos de los errores más habituales que nos encontramos en Servicios Reunidos Peñas, despacho profesional con amplia experiencia en el ámbito fiscal, jurídico, contable, laboral y administrativo, son los siguientes:

1. Omisión de la contabilización de determinados ingresos y gastos. Es común desprenderse de algunos recibos por ser de pequeños gastos o no solicitar la correspondiente factura y es habitual que éstos se vayan acumulando de tal forma que al final de año nos encontremos con que desconocemos el destino de buena parte del efectivo del que disponíamos. De ahí la importancia de guardar siempre todas las facturas. De igual modo puede ocurrir con ingresos no declarados que supongan sanciones con intereses y recargos por no haber repercutido IVA en su periodo correspondiente, así como, no tener en cuenta ventas exentas que supongan la aplicación de prorrata.
2. Un sistema de archivo y gestión documental ineficiente, lo que genera que mucha de la documentación relevante acabe extraviada. Con la consiguiente pérdida de tiempo tratando de recuperar dichos soportes documentales.
3. Confundir conceptos contables, como puede ser realizar una aplicación incorrecta de los sucesos económicos, por ejemplo, al confundir la ubicación de los sucesos contables entre en debe y el haber al seguir el método de partida doble, o, incluso duplicar en ambos lados la misma cuenta eliminando de ese modo su efecto contable y distorsionando la imagen económica-financiera de la empresa.
4. El tratamiento contable y fiscal de los diferentes tipos de facturas (intracomunitarias, inversión del sujeto pasivo, exportaciones e importaciones, facturación con Canarias, Ceuta y Melilla…), las cuales tienen especialidades en su aplicación fiscal, como su afectación o no al IVA, IGIC e IPSI, la obligación de auto-repercutir IVA y las casillas en las que informar dichos sucesos económicos.
5. La falta de asignación de presupuestos claros a la hora de ejecutar proyectos. No hacer una estimación presupuestaria inicial y no realizar un seguimiento de los costes puede generar que esas iniciativas se enfrenten a mayores complicaciones económicas de lo esperado, llegando incluso a hacer inviable el proyecto).
6. Considerar los beneficios previstos como ingreso, o, viceversa, considerar los ingresos como beneficios e incluso como parte del sueldo, provocando una clara distorsión para el cliente de su capacidad adquisitiva empresarial y personal, con los consiguientes desajustes a la hora de prever los pagos de impuestos y a atender las necesidades de efectivo más próximas.
7. Ausencia de comunicación con el resto del equipo. Es importante que los empleados mantengan informado al equipo financiero de todos los movimientos y actividades que afecten a las cuentas como la adquisición de suministros. Así como es fundamental un flujo de información efectivo entre los diversos departamentos que afectan a la gestión económica y financiera de la empresa.
8. No atender a las obligaciones fiscales por desconocer su afectación a las mismas. Se dan casos en los que una empresa que no tenían obligación de presentar determinados impuestos en ejercicios anteriores, al comenzar a realizar operaciones distintas a las habituales adquiera la obligación y sea sancionada por no atenderla.
9. No hacer copias de seguridad. La tecnología es importante para mejorar la competitividad en cualquier negocio o empresa, pero nada es infalible y los equipos informáticos pueden fallar por lo que es fundamental hacer copias periódicas de esa toda la información.
10. No disponer de un orden o registro de los deudores y acreedores, así como de los importes y cantidades que se adeudan, lo que conlleva en muchos casos que esos importes acaben siendo impagados y sin posibilidad jurídica de recuperarlos.

Como puedes ver, ponerse en buenas manos a la hora de llevar a cabo la contabilidad de una empresa o negocio es muy recomendable si careces de los medios y conocimientos necesarios para ello. En Servicios Reunidos Peñas, ofrecemos todos los servicios contables, administrativos y jurídicos para que puedas desarrollar tu actividad sin preocupaciones y con total garantía y seguridad de que tus cuentas siempre estarán claras.